Archiefbesluit 20xx

Reactie

Naam	Stadsarchief Rotterdam (Toezicht en PCR J.A. Schuurman Hess)
Plaats	Rotterdam
Datum	8 februari 2024

Vraag1

De procedures met betrekking tot waardering en selectie zijn gewijzigd. Zijn de procedures, rollen en verantwoordelijkheden duidelijk?

Artikel 3.8 Afwijking in de toepassing van het selectiebesluit lijkt geen ruimte te bieden voor aanvullend lokaal beleid?

Artikel 3.9 lid 3. Het verantwoordelijke overheidsorgaan betrekt bij afwijkingen als bedoeld in artikel 3.8, onderdeel a (=hotspots) de desbetreffende archivaris. Waarom niet het SIO?
Pas in de toelichting op p.33 wordt het SIO genoemd: het strekt tot aanbeveling het SIO voort te zetten. Zo wordt in het SIO gesproken en afgestemd over onderwerpen als duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, (ontwerp) selectiebesluiten, (vervroegde) overbrenging, opschorting en ontheffing van de overbrenging, hotspots, openbaarheid van overheidsinformatie, vervanging en vervreemding.

Art 3.9 – verwijst naar 3.8, waar onder a verwezen wordt naar blijvend te bewaren documenten. Maar er wordt hier geen deskundige betrokken (zie 3.5)?

Vraag2

De regels ten aanzien van vervanging, conversie en migratie zijn aangepast. Het doel was het wegnemen van administratieve lasten. Wat vindt u van de huidige opzet? Is deze duidelijk genoeg?

Art.2.3 lid 3. Bij vervanging van analoge documenten die op grond van een selectiebesluit voor blijvende bewaring in aanmerking komen, vraagt het verantwoordelijke overheidsorgaan advies aan de betreffende archivaris van de archiefdienst waarnaar de documenten zouden moeten worden overgebracht. Dat lijkt nogal vrijblijvend, vraag liever goedkeuring.

Vraag4

Zijn er zaken die niet of onvoldoende toegelicht worden of waarbij de toelichting zelf juist vragen oproept?

Het SIO komt niet voor in de artikelen, pas in de toelichting op p.33 wordt het aanbevolen.

Vraag5

Wat vindt u van de definities in het eerste hoofdstuk?

Conversie – volgens het Nationaal Archief wordt daaronder ook verstaan omzetting naar ander medium (bron: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/conversie)?
Migratie – volgens Nationaal Archief moet daar aan worden toegevoegd: “met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid” en dat lijkt terecht (bron: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/migratie)