Archiefbesluit 20xx

Reactie

Vraag1

De ‘verantwoordelijke voor de informatiehuishouding’
Met betrekking tot het opstellen van selectiebesluiten en de aanwijzing van deskundigen daarbij is er in de MvT sprake van “degene die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding”.
Welke functionaris wordt hier bedoeld? Een CIO of een IM-manager? Of een (andere) door het college aangewezen functionaris? Betreft het hier een ad hoc verantwoordelijke of een meer structurele verantwoordelijkheid? Informatiehuishouding vereist immers structurele aandacht en werkzaamheden.
Gerelateerd hieraan: is in de NvT van het AB op blz 33 (SIO) vermeld:
“De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vóór overbrenging bij het verantwoordelijke overheidsorgaan stemt in dit overleg af met de verantwoordelijke voor de documenten ná overbrenging; de betreffende archivaris van de archiefdienst. Samen dragen zij de verantwoordelijkheid voor overheidsinformatie gedurende de hele levensduur”. Alleen het hebben van een SIO is wettelijk niet verplicht; de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding wel.
Is het dan toch niet zinvol om het aanwijzen van een dergelijke functionaris (naast de verplichting tot het aanwijzen van een archivaris) verplicht te stellen? Waarbij de betreffende functionaris dan zelf een ‘SIO’ om zich heen mag organiseren? Of was dat sowieso de essentie van de bepaling?

Vraag2

Hoofdstuk 4 (het VVV-hoofdstuk).
De titel van dit hoofdstuk betreft: Vervanging, vervreemding, vernietiging.
De uitwerking in artikelen is echter in een andere volgorde. Daarbij wordt vervanging ook al in artikel 2.2 genoemd onder hoofdstuk duurzame toegankelijkheid. Is hier sprake van een verwisseling ? Kunnen deze artikelen niet beter worden omgewisseld ?

Over vervanging:
Vervanging is in het AB niet als begrip gedefinieerd, maar er wordt alleen verwezen naar artikel 4.3 van de Archiefwet; ook daar is het begrip niet gedefinieerd, zeker niet in de zin dat het gaat om analoge documenten vervangen voor andere analoge documenten of door digitale documenten. Nadere omschrijving van het begrip zou dus handig zijn.
Verwarrend in dit kader is de MvT bij dit artikel 4.3 Archiefwet: "Ook is van vervanging sprake als digitale bestanden worden omgezet in een ander bestandsformaat (conversie)" en: "Dit laat onverlet dat voor de nadere regels die op grond van het derde lid van het artikel omtrent vervanging kunnen worden gesteld, kan worden gedifferentieerd tussen de vervanging van papieren documenten en digitale vormen van vervanging, zoals conversie.
Conversie wordt daar dus nog als een vorm van vervanging beschreven. Terwijl in het AB conversie ‘op zich staat’ en derhalve geen vervanging is.

Vraag3

Overbrengen:
Zoals op blz. 27 NvT AB wordt aangegeven is hier een overgangsbepaling van toepassing. Tot en met 2024 geldt de Archiefwet 1995. Documenten uit 2024 (en daarvoor) hoeven dus pas in 2044 overgebracht en openbaar te worden, waarvoor men ook nog eens 10 jaar de tijd heeft. Dus neem bijvoorbeeld een gevormd archiefblok 2020-2024; dan geldt dat dit overgebracht en openbaar moet zijn in 2050. Waarbij documenten van net na die periode (bijvoorbeeld 2025-2026) al openbaar worden in 2036. De nieuwere documenten zijn dus eerder openbaar dan de (veel) oudere -. Is dat wenselijk? Valt daar wat aan te doen?

Vraag4

In de aanhef AB:
In de aanhef wordt verwezen naar enkele artikelen in de Archiefwet. Is daarbij rekening gehouden met de Nota van wijziging? Het lijkt er op dat onder ‘gelet op de artikelen’ de verwijzing naar artikel 4.1, derde lid moet zijn: artikel 4.1 vierde lid?
Met betrekking tot de verwijzing naar artikel 5.2, vierde lid is deze weliswaar correct, echter dat artikel dient nog te worden aangepast o.b.v. de nota van wijziging archiefwet. Moet dat niet zijn:
5.2, vierde lid, (moet zijn: artikel 5.1 tweede en vijfde lid zijn …. )

Enkele verkeerde verwijzingen:
In de volgende passage op blz. 34 NvT AB staan – volgens mij - enkele verkeerde verwijzingen. “Daarnaast staat in het Archiefbesluit dat het verantwoordelijke overheidsorgaan met de archivaris overleg voert voorafgaand aan een overbrenging (artikel 5.2), de archivaris om advies vraagt bij een aanvraag voor een machtiging tot opschorting of ontheffing van overbrenging (artikel 5.5 en artikel 5.6) en bij de voorgenomen vervanging van blijvend te bewaren analoge documenten (artikel 2.3), de archivaris betrekt bij vervreemding van documenten (artikel 4.3) en bij het opstellen van een selectiebesluit (artikel 3.5) en de archivaris om toestemming vraagt voor een overbrenging zonder verplaatsing (artikel 5.3)”.
Artikel 5.2 moet zijn 5.1, artikel 5.5 moet zijn 5.4, artikel 5.6 moet zijn 5.5.

Vraag5

Begrippen:
Begrippen zijn in de drie regelingen opgenomen. In enkele gevallen worden deze in tekst en toelichting vermeld, maar dan (nog) niet nader omschreven. Dit werkt lastig.

Het begrip Informatiehuishouding:
Informatiehuishouding (als begrip) wordt dus (pas) omschreven en gedefinieerd in het (lagere) Archiefbesluit. Waarom is een dergelijk generiek/ algemeen begrip niet in de Archiefwet omschreven naast de essentiële en generieke begrippen als 'overheidsorgaan' en 'documenten',
Inmiddels wordt het begrip wel omschreven in de nieuwe (ontwerp) Algemene Informatiewet Overheid. Waar het idealiter ook in thuishoort; in een algemene wet over de informatieverwerking en informatiehuishouding van de overheid. Waarmee voorkomen wordt dat er in andere (lagere) wetten en regels een niet (helemaal) gelijkluidende definitie van het begrip wordt gehanteerd. Op die wijze hoeft vanuit de AW (en AB en AR) maar ook de WOO alleen maar verwezen te worden naar de generieke wet.

Artikel 1.1. AB
Enkele begrippen zijn niet (juist) alfabetisch geordend.

Vervreemding als begrip:
Vervreemding staat weer wel als begrip in de Archiefwet gedefinieerd, maar er wordt vanuit het AB niet (als begrip) naar verwezen (zoals voor Vervanging wel naar het begrip in de Archiefwet wordt verwezen). Da’s niet helemaal consistent.

Onduidelijke termen:
In de nota van toelichting AB is op blz. 12. (onder migratie) sprake van ‘digitale dozen' Dit lijkt me in een officieel document een niet formele en gepaste term. Graag andere term gebruiken.
Op blz. 13 (onder migratie en conversie) is een passage vermeld die aan duidelijkheid te wensen over laat: "Dit komt omdat er hierbij geen wijzigingen zijn in het datamodel en de functionaliteiten in de front-end. Dus dit type migratie heeft geen invloed op de toegankelijkheid van informatie en weinig risico op informatieverlies"
De begrippen datamodel en font-end zijn te technisch. Graag nadere toelichting toevoegen; wat wordt hiermee bedoeld ….