Archiefbesluit 20xx

Reactie

Naam	Anoniem
Plaats	Den Haag
Datum	7 februari 2024

Vraag1

De procedures met betrekking tot waardering en selectie zijn gewijzigd. Zijn de procedures, rollen en verantwoordelijkheden duidelijk?

De procedures, rollen en verantwoordelijkheden zijn in principe duidelijk, maar dit leidt wel tot vragen over de toepassing. Een selectielijst o.b.v. AW 95 blijft geldig, en documenten ontvangen of ontstaan voor de ingangsdatum van de nieuwe wet vallen onder AW95. Maar mag een selectielijst (AW95) nog gebruikt worden voor documenten die onder de nieuwe wet vallen? Op moet je voor documenten van na de ingangsdatum een selectiebesluit vaststellen, ook als je bijvoorbeeld net een jaar daarvoor een selectielijst hebt vastgesteld?

Vraag2

De regels ten aanzien van vervanging, conversie en migratie zijn aangepast. Het doel was het wegnemen van administratieve lasten. Wat vindt u van de huidige opzet? Is deze duidelijk genoeg?

Vervanging:
Wij verwachten dat de lasten hetzelfde blijven. De opzet is in principe duidelijk, met uitzondering van artikel 2.3 lid 3: in de praktijk zal niet altijd duidelijk zijn of een document op moment van vervanging voor blijvende bewaring in aankomt. In de praktijk zal het onderscheid vooral theoretisch zijn. Is dat wel de bedoeling?
Conversie:
Wij verwachten niet dat de administratieve lasten significant minder worden.
Artikel 2.4 is kort, en de toelichting is niet duidelijk genoeg. De toelichting legt uit wat met dit artikel bedoeld wordt, en bied organisaties de vrijheid om te bepalen wat passend is, met het risico dat er een diversiteit aan ‘passende maatregelen’ ontstaat. Is rekening gehouden met de impact hiervan?
Migratie:
Wij verwachten hooguit een verschuiving van de administratieve lasten, maar geen vermindering. De opzet is duidelijk, maar alleen met de informatie uit te toelichting.

Vraag3

Hoofdstuk 5 geeft regels ten aanzien van overbrenging en de voorwaarden voor uitzonderingen daarop (opschorting en ontheffing). Zijn deze eisen voldoende duidelijk? Is er een goede balans gevonden tussen enerzijds ruimte bieden voor situaties waarbij reguliere overbrenging na 10 jaar niet kan en anderzijds het borgen van de duurzame toegankelijkheid en de informatiepositie van de burger?

De regels t.a.v. overbrenging zijn duidelijk, maar je hebt de toelichting hierbij wel nodig. De wijzigingen t.o.v. de huidige archiefwet en -regelgeving zijn duidelijk, maar ze zijn wel dusdanig anders dat we verwachten dat er interpretatieverschillen en -vraagstukken zullen ontstaan.

Wij vragen ons wel af wat de nieuwe regels zullen betekenen voor overbrenging of ontheffing voor documenten uit 1 werkproces/categorie documenten maar vallend onder deels de oude en deels de nieuwe wetgeving? Zoals de nieuwe wet is geformuleerd kun je praktisch gezien alleen alles onder de nieuwe wet behandelen. Is dit toegestaan?

Artikel 5.6 gaat over adequate voorziening bij ontheffing: wij vinden dit een vaag begrip. De toelichting geeft wel meer informatie over globale eisen, maar maakt moet duidelijk wat adequaat is en wie dit bepaald. Bovendien moet je de adequate voorzieningen benoemen in je aanvraag, maar wat adequaat is op dit moment kan over 5 jaar anders zijn. Is er ook een verplichting op de adequate voorzieningen actueel te houden? Hoe wordt dit gemonitord?
In reactie op het laatste onderdeel van deze vraag, namelijk de vraag of er een goede balans is gevonden geven wij een positief antwoord. Beide elementen zitten in dit AB, maar de vraag blijft hoe je dit in de praktijk kan samenbrengen zonder grote administratieve lasten.

Vraag4

Zijn er zaken die niet of onvoldoende toegelicht worden of waarbij de toelichting zelf juist vragen oproept?

Artikel 3.4 lid 2. AVG. Een selectiebesluit zal op hoofdlijnen zijn, maar persoonsgegevens staan in individuele documenten die in specifieke zaken/dossiers zitten. Hoe geef je praktisch uitvoering aan? In elke categorie documenten kunnen namelijk persoonsgegevens zitten.

Ook hebben wij een opmerking die niet specifiek over een artikel gaat: In dit AB worden nu bepaalde maatregelen en normen benoemd of er wordt naar verwezen die voorheen wel bestonden maar een andere status hadden. Dit impliceert dat straks meer mensen/functies met AB te maken krijgen.
Hoe zien de opstellers van dit AB dit? En is er rekening gehouden met impact hiervan?

Vraag5

Wat vindt u van de definities in het eerste hoofdstuk?

In samenhang met de informatie in de toelichting zijn de definities duidelijk