Archiefbesluit 20xx

Reactie

Vraag4

Onder 2.3 wordt aan vervanging de eis gesteld de juiste en volledige weergave van de inhoud en de metadata.

Documenten ontlenen hun waarde niet altijd uitsluitend aan hun inhoud. Ook de verschijningsvorm is een belangrijk aspect bij sommige documenten. Die laat zich niet vervangen wanneer er een reproductie wordt gemaakt, maar gaat voor goed verloren.

Advies van de archivaris is vereist, geen toestemming, wanneer er tot vervanging van blijvend te bewaren documenten wordt overgegaan. Bij overbrenging zonder verplaatsing is deze toestemming wel vereist. Het zou beter passen als dit gelijk wordt getrokken aangezien het hier een onomkeerbare handeling betreft.

De woordkeus in de tekst suggereert dat het hier gaat om een situatie voorafgaand aan overbrenging (‘waarnaar de documenten zouden worden overgebracht’). Ik mis uitsluitsel over de vraag of het hier gaat om vervanging voor dan wel na overbrenging (of beide) danwel een duidelijke regel die stelt dat vervanging niet is toegestaan nadat documenten eenmaal zijn overgebracht.

De toelichting maakt het er niet duidelijker op. Daar wordt namelijk gesteld dat ook bij archiefdiensten soms vervanging plaatsvindt. In het voorbeeld dat wordt genoemd gebeurt dat uit oogpunt van preservering, maar er zijn natuurlijk meer argumenten te bedenken. Regels inzake vervanging na overbrenging worden echter noch in het archiefbesluit noch in de archiefregeling gesteld. Ook de archivaris als beheerder zou moeten kunnen verantwoorden hoe een besluit tot vervanging tot stand is gekomen en op welke argumenten dit is gebaseerd.