Archiefbesluit 20xx

Reactie

Naam Reacties op Archiefbesluit P.A.J. Jahn
Plaats Soest
Datum 7 februari 2024

Vraag1

De procedures met betrekking tot waardering en selectie zijn gewijzigd. Zijn de procedures, rollen en verantwoordelijkheden duidelijk?
De procedures zijn op zich wel duidelijk. Maar bij sommige artikelen niet helemaal. Artikel 3.2 Modelselectiebesluiten. Daar staat: "De rijksarchivaris kan modelselectiebesluiten vaststellen". Dit is te vrijblijvend. Voorstel: het woordje "kan" wijzigen in "moet". Een modelselectiebesluit is weliswaar niet verplicht om te hanteren, maar het is er wel. Als de rijksarchivaris het niet vaststelt, wordt het helemaal te vrijblijvend.
Artikel 3.4 lid 3 c en d. Er wordt gesproken over cruciale processen en essentiële registraties. Dit is vaag. Deze moeten duidelijker worden uitgelegd in de nota van toelichting.
Artikel 3.7 Hier breng ik een taalkundige verbetering aan in lid 1: Het eerste woordje "van" schrappen, anders staat het twee keer. Een wet en besluit moet tenslotte taalkundig perfect zijn.
Als laatste wil ik aandacht vragen op een passage in de nota van toelichting bladzijde 16 en 17. Daar wordt gesproken dat het beheer van concepten een grote uitdaging vormen. Concepten vormen echter een brede categorie van documenten. Het is sterk afhankelijk van de inhoud en de context waarin het concept tot stand is gekomen, welk belang aan het concept moet worden toegekend. Het Nationaal Archief zal onderzoek doen hoe met concepten dienen te worden omgegaan.
Mijn zienswijze hierop is het volgende: Een concept wordt op een gegeven moment een definitief document. Het is van groot belang om op een later moment te kunnen achterhalen hoe dat definitieve document is ontstaan. De concepten kunnen daar een belangrijke rol in spelen. De concepten dienen dus altijd bewaard te blijven. Versiebeheer is hier het sleutelwoord. Dit is belangrijk bijvoorbeeld als er een Parlementaire enquête plaatsvindt.

Vraag2

De regels ten aanzien van vervanging, conversie en migratie zijn aangepast. Het doel was het wegnemen van administratieve lasten. Wat vindt u van de huidige opzet? Is deze duidelijk genoeg?
De artikelen 2.2 migratie, 2.3 vervanging van analoge documenten, 2.4 conversie moet je wel een paar keer goed lezen om het te begrijpen. In de nota van toelichting is duidelijker omschreven. Tevens is het raadzaam om de "passende maatregelen" waar in de drie artikelen over wordt gesproken nader uiteen te zetten. Dat maakt het nog duidelijker.

Vraag3

Hoofdstuk 5 geeft regels ten aanzien van overbrenging en de voorwaarden voor uitzonderingen daarop (opschorting en ontheffing). Zijn deze eisen voldoende duidelijk? Is er een goede balans gevonden tussen enerzijds ruimte bieden voor situaties waarbij reguliere overbrenging na 10 jaar niet kan en anderzijds het borgen van de duurzame toegankelijkheid en de informatiepositie van de burger?
Een opmerking. Artikel 5.1 Overleg. Het verantwoordelijke overheidsorgaan en de desbetreffende archivaris overleggen tijdig over een voorgenomen overbrenging. Het woordje "tijdig" is wel erg vaag. Voorstel om tijdig te vervangen door "voorafgaand". Het is wel zo netjes om van tevoren eerst goed te overleggen als je archieven wilt overbrengen.

Vraag4

Zijn er zaken die niet of onvoldoende toegelicht worden of waarbij de toelichting zelf juist vragen oproept?
Bij het Artikel 3.3 Toepassing uniforme openbare voorbereidingsprocedure, lid 2: Zienswijzen kunnen naar voren worden gebracht door eenieder. Hier ben ik het volstrekt mee eens. Burgers kunnen dan hun zienswijze op het selectiebesluit geven. Maar wat niet staat vermeld dat het overheidsorgaan ook iets met de zienswijze moet doen. Het overheidsorgaan kan nu de zienswijze van de burger naast zich neerleggen. De burger heeft dan voor niets zijn/haar werk gedaan.

Voorstel om een zin toe te voegen dat het verantwoordelijke overheidsorgaan een reactie moet geven naar de burger toe wat er met de zienswijze zal worden gedaan.

Vraag5

Wat vindt u van de definities in het eerste hoofdstuk?
Op de Internetsite van de Regeringscommissaris Informatiehuishouding op orde staat het volgende geformuleerd over de Informatiehuishouding: "Informatiehuishouding is het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie". Dit is volgens mij duidelijker. Het uitwisselen van documenten met andere overheidsorganen, zit in het verstrekken van informatie.

De overige definities zijn duidelijk.