Verschillende onderdelen van de Archiefwet worden uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Omdat de Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd, worden het Archiefbesluit en Archiefregeling ook vernieuwd. De regels in de Archiefregeling geven een praktische uitwerking van verschillende eisen uit de wet en het besluit.
In de Archiefregeling staan regels voor het bewaren van archieven. Deze regels zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de archieven goed worden bewaard.
De regels die uit de Archiefregeling die nu nog geldt zijn overgenomen, zijn aangepast aan de tijd van nu. Er staan ook nieuwe regels in. Deze regels zijn nodig omdat de overheid nu veel met digitale documenten werkt. Papieren documenten worden steeds minder gebruikt. Digitale documenten zijn anders dan papieren documenten. Ze moeten anders worden bewaard. Ook moeten ze worden beschermd tegen bijvoorbeeld hacken en virussen. De nieuwe regels zorgen ervoor dat het duidelijk is welke documenten een overheidsorganisatie heeft en hoe de documenten goed worden bewaard.
De eisen aan duurzame toegankelijkheid die in deze nieuwe regeling staan, zijn bijvoorbeeld:
- Archieven moeten goed zijn geordend.
- Archieven moeten binnen de grenzen van de Europese Economische ruimte worden bewaard en beheerd.
- Archieven moeten op een veilige en goed beschermde plaats worden bewaard.
- Er dient overzicht te zijn van de informatiehuishouding van een organisatie.
- De integriteit van de bitreeks van digitale documenten moet worden geborgd.
- Digitale documenten moeten in een duurzaam formaat worden bewaard.
- Digitale documenten moeten makkelijk te vinden en te raadplegen zijn.
Documenten worden soms vervangen. In deze regeling zijn eisen opgenomen die gaan over het proces van vervanging. Digitale documenten worden gemigreerd. In deze regeling is de eis opgenomen dat er vooraf een migratieplan dient te zijn en achteraf verantwoording wordt afgelegd door een migratieverklaring.
De Archiefwet kent een vernietigingsplicht. In deze regeling zijn eisen opgenomen die gaan over het proces van vernietigen en de verklaring van vernietiging.
Omdat de overheid soms nog met papier werkt, staan in deze regeling ook regels voor het bewaren van papieren documenten. Papieren documenten moeten namelijk goed worden gedigitaliseerd. Ook staan in deze regeling nog steeds eisen voor bijvoorbeeld papier, inkt en verpakkingsmaterialen.
Wat ook nieuw is, is de meldplicht voor als documenten door bijvoorbeeld een computercrash, brand of een overstroming verloren gaan. Deze meldplicht staat in het wetsvoorstel Archiefwet 20XX, die op 17 november 2021 bij de Tweede Kamer is ingediend en in behandeling is. In deze regeling staat dat de overheid een plan moet maken voor als een melding moet worden gedaan bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
Printen