Archiefwet 2021

Reactie

Naam	gemeente Tilburg (REMM van Abel)
Plaats	Tilburg
Datum	3 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. Voor wat betreft de begrippenparen archiefdienst en depot, en zorg en beheer, sluit ik me aan bij de input van de gemeentearchivaris van Tilburg, Yvonne Welings.
Het begrip 'vernietigen' verdient concrete uitleg tegen de achtergrond van de huidige situatie: wat betekent vernietigen van digitale documenten in de praktijk?

2. Hoewl onder 1.3 a beide onderdelen de uitoefening van publieke taken betreffen, zou het duidelijker zijn als het afleggen van verantwoording apart ingevoegd werd als lijstitem b.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1. Het toevoegen van het nemen van passende maatregelen is een noodzakelijke aanpassing aan de reeds gangbare praktijk.
Om passende maatregelen te kunnen nemen, is het van belang overzicht te hebben van alle relevante wet- en regelgeving en de samenhang daartussen.
De wetgever is niet consequent in het opstellen van wet- en regelreving. Waar voor de fysieke ruimte alle bestaande wetgeving wordt samengevoegd in 1 Omgevingswet, gebeurt dat niet met betrekking tot alle wetgeving over het omgaan met, archiveren en publiceren van informatie. Deze onoverzichtelijke situatie maakt een risicogerichte aanpak ingewikkeld. Ook op dit punt sluit ik mij aan bij de reactie van Yvonne Welings.
2. Het argument voor vervroegde overbrenging dat digitale documenten dan voor publiek openbaar worden,
- suggereert de verwachting dat de Woo weinig effect zal hebben; als de Woo echter goed wordt uitgevoerd, zou vervroegde overbrenging overbodig moeten zijn.
- negeert het feit dat zorgdragers het recht hebben om bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid te stellen.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1. Het is vreemd dat de Archiefwet wordt geharmoniseerd met een wet die op korte termijn vervangen zal worden door de Woo. Op die manier wordt er vanaf het begin een verouderde wet ingevoerd. Alleen al daarom zou het veel beter zijn om analoog aan de Omgevingswet 1 coherente en consequente wet in te voeren.
2. Prima dat het inzageregime versoepeld wordt. Van de andere kant stel ik vraagtekens bij de uitvoerbaarheid hiervan, omdat dan van de archiefinstelling wordt verwacht ofwel
- bij overbrenging samen met de zorgdrager de beperking van de openbaarheid op documentniveau of nog gedetailleerder vast te stellen, ofwel
- bij aanvraag van inzage een enorme inspanning te leveren om op documentniveua of nog gedetailleerder af te schermen. Dan zal de archiefinstelling alsnog met de zorgdrager moeten gaan afstemmen.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1. Ook wat betreft het toezicht sluit ik mij aan bij de reactie van Yvonne Welings. Overigens sta ik achter de uitbreiding van het toezicht op e-depots.
2. Vooralsnog heb ik geen bezwaren tegen beide maatregelen. Wel is het van belang dat deze maatregelen over 5 jaar kritisch worden geëvalueerd, en indien nodig heroverwogen.