Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente Heumen (IML Niessen)
Plaats	Malden
Datum	23 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Vraag 1.1: Modernisering en begrippen
Wat betreft de begrippen archiefdienst en depot zijn wij het er over eens dat er een duidelijk onderscheid gemaakt wordt tussen de organisatie die het archief beheert en de locatie waar het archief bewaard wordt.
Wel constateren wij dat de term ‘depot’ zowel van toepassing is voor opslag op de korte (archiefruimte) als op de lange (archiefbewaarplaats) termijn. Voor de archiefruimte gelden andere richtlijnen en verplichtingen dan voor de archiefbewaarplaats. Hoe zal dit verschil onder de nieuwe Archiefwet weergegeven worden?
De term ‘document’ is wat ons betreft niet de meest geschikte term om de Archiefwet naar collega’s buiten DIV te communiceren. In algemeen gebruik impliceert het woord ‘document’ een bepaalde vorm, bijvoorbeeld een of meerdere vellen papier met tekst, of een digitaal document op de computer. Daarnaast bevat een archief niet alleen de data, maar ook de metadata, gegevens over gegevens. Een nieuwe term zou ‘archiefbescheiden’ moeten vervangen, dus de term ‘document’ is niet afdoende. Wat is de toegevoegde waarde van het vervangen van ‘archiefbescheiden’?
Het gebruik van ‘decentrale archiefdiensten’ voegt volgens ons niets toe. Er is het National Archief, wat gezien kan worden als de centrale archiefdienst, en alle overige archiefdiensten die dan per definitie de decentrale archiefdiensten zijn.
Vraag 1.2: Waarde van documenten en publieke belangen
Wij hebben geen verdere opmerkingen wat betreft deze deelvraag, ja, wij kunnen ons hierin vinden.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Vraag 2.2.: Overbrengingstermijn
Wij zijn het ermee eens dat een verkorting van de overbrengingstermijn ervoor zal zorgen dat blijvend te bewaren archiefbescheiden beter en eerder duurzaam beheerd worden. Volgens ons is een archiefdienst, die vaak voor meerdere overheidsorganisaties de archieven beheert, beter toegerust om duurzaam beheer uit te voeren, met name wat betreft digitale archieven.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Vraag 3.1: Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Wij vinden het goed dat de Archiefwet beter aansluit op andere wetten zoals de Wob en de Woo wat betreft de openbaarheid en beperking daarvan. Het verbinden van wetten die toezien op informatie en de toegankelijkheid ervan zorgt ervoor dat er een eenduidiger beleid ontstaat en dat onder ambtenaren wiens werk door een dergelijke wet geraakt wordt een beter beeld is van de overige wetten.
Vraag 3.2: Inzagemogelijkheid
Geen opmerkingen, in de gepresenteerde tekst kunnen wij ons vinden.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Vraag 4.1: Toezicht op overgebracht archief
Volgens ons is het goed dat het toezicht op overgebracht archief beter vastgelegd wordt.
Vraag 4.2: Archivarissen
Wij zijn het ermee eens dat het verplicht aanwijzen van een archivaris opgenomen wordt. Het is goed dat het wettelijk voorgeschreven diploma vervalt, maar wel rijst dan de vraag hoe de criteria getoetst zullen gaan worden. Hoe worden ‘deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake archivistiek, alsmede zijn vermogen de taken te vervullen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens deze wet’ beoordeeld?



Algemene bevindingen: In zijn algemeenheid is de Archiefwet 2021 goed leesbaar en duidelijk. Wel willen wij graag de aandacht vestigen op de termen overbrengen en overdragen, en het verschil daartussen.