Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (G. Kouwenhoven)
Plaats	Epe
Datum	4 december 2019

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. Ik vind archiefdienst in plaats van archiefbewaarplaats prima.
Documenten vind ik ook goed.
In de concept wettekst komt driemaal "reproducties" en viermaal "kopieën" voor. Is er onderscheid? Anders mogelijk één uniforme term gebruiken?
Meestal wordt het woord "documenten" gebruikt, ook in de definities, behalve in art 8.4 waar nog zesmaal "bescheiden" staat. Dat is vast niet de bedoeling. Zeker niet gezien art 7.2.2 waar onder verwijzing naar 8.4 wel degelijk "documenten" staat.
2.Hier kan ik mij in vinden

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Ik had gedacht dat het uitstel als in art 4.4.2 ook wel met reproducties zou zijn op te lossen?
In art 5.2 "voorzien" b en w in een decentrale archiefdienst. Dat is mooi, maar in art 8.4.1 en 9.3 is er sprake van een "aangewezen" archiefdienst. Ongetwijfeld wordt dezelfde archiefdienst bedoeld, maar die moet dan wel in 5.2 daadwerkelijk "aangewezen" worden. (zoals eerder een archiefbewaarplaats werd aangewezen)
Art 5.2 kan zodanig worden gelezen dat de decentrale archiefdienst belast is met het beheer van blijvend te bewaren documenten vanaf het moment van het ontstaan. Er zit geen overbrenging tussen en dat lijkt me wel de bedoeling.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Ik zou in de titel van art 7.3 het woord "documenten" invoegen: ..."informatie uit documenten in andere vorm" . Zo staat het ook verderop in de tekst.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Zie vraag 2 over de "aangewezen" archiefbewaarplaats in art 9.3

2. Prima de verplichte archivaris. Het vervallen van het diploma is voldoende ondervangen door art 5.3.4