Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente Zwolle (M.J.I. Willems)
Plaats	Zwolle
Datum	23 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1.
Het begrip Document is niet bepaald modern, ook niet met de uitleg er bij. De term en/of de uitleg geeft te weinig ruimte voor informatie waarvan de vorm steeds minder van belang is en waarbij ook de term 'bestand' de lading niet lijkt te dekken, zoals bijv. database (informatie).
De term decentrale archiefdienst is vanuit het Rijk bekeken. Vanuit de lokale overheden is er juist vaak sprake van een gemeenschappelijke archiefdienst van meerdere organisatieonderdelen of meerdere overheidsorganisaties. Dat wringt een beetje. Het woord Archiefdienst zonder decentraal zou prima zijn.
De term beheer wordt niet uitgelegd. Wel de term beheerder. Deze term wordt echter alleen toegepast op overgebrachte archieven. In de praktijk wordt de term beheer bij de verantwoordelijke overheidsorganen gebruikt voor uitvoerende activiteiten, waarvoor conform art. 2.6 beheersregels moeten worden opgesteld.
In de begripsomschrijving(en) moet dit onderscheid tussen de verschillende soorten beheer(der) duidelijk genoeg zijn.

2.
Art 1.3 Rekening houden met de waarde van... is wel tamelijk vaag geformuleerd, daar kun je eigen interpretaties van hebben.

>> Overige opmerkingen over andere onderdelen van het wetsvoorstel:

- Er is wel enige afstemming met de WOO en WHO maar een integratie van de wetten was fijner geweest.
- Volgens art. 2.7 lid 2b moet bij een GR één van de deelnemende organisaties als verantwoordelijk overheidsorgaan voor de overgebrachte archieven worden aangewezen.
We kunnen niet helemaal overzien wat hiervan de gevolgen zijn, wat die verantwoordelijkheid inhoudt. Hoe zit het met het toezicht op (niet overgebrachte) archieven hierbij. Is dat dan iemand (de archivaris?) die aangewezen wordt door de aangewezen verantwoordelijke?
- Volgens artikel 2.8 lid 3 kun je documenten ‘tijdelijk ter beschikking’ stellen aan niet-overheidsorganen die taken van een overheidsorgaan gaan uitvoeren.
Hier wordt niet de mogelijkheid van beschikbaar stellen van kopieën/reproducties genoemd terwijl dat toch wel voor de hand ligt.
- In artikel 3.3 lid 1 staat dat vervreemding pas mag na toestemming van de minister. Dat is conform de huidige archiefwet. Waarom kan GS deze toestemming niet geven voor lokale overheden? Bij een GR waarin een Provincie deelneemt zou dat misschien wel weer de minister moeten zijn.
- Kan een verleende ontheffing cfm art. 4.5 permanent verleend worden, of alleen tijdelijk.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1.
Werken met een risicobenadering is prima. De term passende maatregelen sluit aan bij de terminologie van de AVG.

2.
Onduidelijk blijft wat de ingangsdatum van een overbrenging is: startdatum van een zaak, einddatum van een zaak of na vervallen van de procestermijn. Dit zou in een uitwerking verduidelijkt mogen worden.
De taken Duurzaam beheren en Openstellen voor het publiek lijken nog steeds niet goed op elkaar aan te sluiten bij de e-Depots. Voor de ambtelijke organisatie blijft –juist bij verkorting van de overbrengingstermijn- de toegankelijkheid belangrijk. De ambtelijke organisatie zal daarom wél toegang nodig hebben tot ook de niet-openbare en niet-geanonimiseerde stukken en dus niet altijd voldoende hebben aan digitaal beschikbare openbare versies. Je kunt als archiefvormende organisatie daarvoor zelf een kopie in huis houden, maar dat doet afbreuk aan principes als eenmalige opslag, meervoudig gebruik en het recordscontinuüm.

Het Common Ground-principe zou er in kunnen uitmonden dat overbrenging in de toekomst helemaal niet meer gaat plaatsvinden. De vraag is of de huidige verkorting van de overbrengingstermijn dan nog wel iets gaat betekenen. Wijziging van juridische status zal nog wel van toepassing zijn, maar of er overbrenging (digitaal) naar een archiefdienst nog plaats gaat vinden is ter discussie.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1.
De aansluiting met de gronden in de Wob juichen wij toe.
Art. 6.2 lid1c zegt ‘tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt’. Wanneer zou dit het geval kunnen zijn? De toelichting biedt hierover gaan verduidelijking.
Artikel 6.2 lid 3b, zijn of komen er richtlijnen voor de beoordeling van het af te wegen belang van het beveiligen van bedrijven of het voorkomen van sabotage? De toelichting biedt geen verduidelijking.

2.
Het lijkt ons goed dat informatie die wel openbaar mag zijn ook openbaar gemaakt kan worden door de niet-openbare delen af te schermen. Dat is wel veel werk en vergt een goed beoordelingsvermogen van degene die dat gaat uitvoeren. Wellicht kan dit in goed overleg bij de overbrenging al bepaald worden.
Art. 7.3 lid 2 zegt dat de beheerder van een overgebracht archief uit eigen beweging informatie openbaar kan maken uit beperkt openbare documenten. Het lijkt ons vreemd dat dat kan zonder raadpleging van de verantwoordelijke organisatie die de beperkingen heeft gesteld.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1.
Het is niet zo duidelijk dat het toezicht ook het overgebrachte archief betreft. Dat mag duidelijker geformuleerd worden.

Een archivaris kan geen toezicht uitoefenen op het archief dat zij zelf beheert en waar zij als hiërarchisch ondergeschikte van het verantwoordelijk overheidsorgaan werkt. Dit zou eventueel intercollegiaal tussen archiefdiensten georganiseerd kunnen worden.
Als de archivaris onderdeel is van de organisatie die het overgebrachte archief beheert, dan houdt de archivaris toezicht op de archieven die zij zelf beheert.
Dit zou eventueel intercollegiaal tussen archiefdiensten georganiseerd kunnen worden.
Als een archivaris hiërarchisch ondergeschikte is van het verantwoordelijk overheidsorgaan dan moet de toezichtsrol onafhankelijk worden gepositioneerd.
Het toezicht op zorg en beheer is samengevoegd. De onafhankelijkheid van het toezicht op de organisatie die de archivaris en toezichthouder aanwijst moet duidelijk zijn. Zoals ook bij de AVG.

2.
Aanwijzing van een archivaris verplichten is prima.

Het vervallen van de diploma-verplichting vereist toch het formuleren van kwaliteitseisen én daarnaast inspanningen voor het in stand houden van goed (wetenschappelijk) archiefonderwijs en -onderzoek. Met het vervallen van de diplomaverplichting wordt de basis hiervoor versmald.

Alle opmerkingen besproken door Margreet Vink (gemeentearchivaris Deventer en Zwolle), Martin Jansen (DOWR) en Maria Willems (Gemeente Zwolle)