Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Teun de Reijke
Plaats	's-Hertogenbosch
Datum	22 december 2019

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. De overheid in algemene zin maakt nu al steeds meer gebruik van gegevens in plaats van klassieke documenten. Datasets en algoritmen zullen naar verwachting in de toekomst vaak worden gebruikt bij besluitvorming van overheidswege. De Raad van State heeft in 2018 in een ongevraagd advies hier al de nodige aandacht aan besteed (kenmerk W.04.18.0230/I). Gelet hierop bevreemdt het me dat de term documenten ('een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens') wordt beschouwd als een modernisering van de juridische terminologie. Mijn advies is om hier nog eens kritisch naar te kijken, temeer daar de archiefwetenschap al heeft aangetoond dat gegevens in bepaalde gevallen kunnen worden aangemerkt als archiefstukken.

2. Ja, hier kan ik me in principe in vinden. Ik denk wel dat deze bepaling een te abstract karakter heeft voor de praktijk. In mijn optiek is het van het grootste belang dat hier richtsnoeren over worden ontwikkeld voor de praktijk.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1. Wat mij betreft prima.

2. In beginsel een goede bepaling. Wel wijs ik hier op de frictie tussen enerzijds overbrenging en anderzijds digitalisering. Overbrenging is eigenlijk vooral van toepassing op papieren archiefbescheiden, en in mindere mate op digitale documenten/gegevens. Beheer bij de bron is meer opportuun ('archiving by design'). Weliswaar gaat het onderhavige wetsvoorstel hier in zekere zin op in, toch zie ik dat het gehele wetsvoorstel op twee gedachten hinkt: enerzijds een 'papieren' stelsel met inbegrip van overbrenging, anderzijds wordt geprobeerd in te spelen op digitalisering.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1. Als documenten in de regel eerder openbaar worden, dan wordt er waarschijnlijk ook een groter risico genomen ten aanzien van de bescherming van gevoelige informatie. Immers: hoe langer geleden iets heeft gespeeld, hoe kleiner de kans dat er nog personen of organisaties geschaad worden door de openbaarmaking van documenten. Wat dit betreft kan ik de koppeling met de Wet openbaarheid van bestuur volgen. Anderzijds vraag ik me af of er dan niet een schijn ontstaat van eerdere openbaarmaking. Ik denk dat er (veel) meer documenten met een openbaarheidsbeperking zullen worden overgebracht met een beroep op het betreffende wetsartikel. Mijn advies is om nog eens kritisch te kijken naar de koppeling met de Wob.

2. Prima bepaling.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1. Goede bepaling.

2. De verplichte aanwijzing is broodnodig en dus een goede zaak. Over het vervallen van de diplomavereiste heb ik gemengde gevoelens. Ik ben zelf in het bezit van het diploma archivistiek B, en heb de afgelopen jaren gemerkt dat er een grote discrepantie bestaat tussen het (hbo-)archiefonderwijs en de praktijk. Anderzijds vrees ik voor de positie van met name het wetenschappelijke archiefonderwijs als de diplomavereiste komt te vervallen.