Archiefwet 2021

Reactie

Naam	P.A.J. Jahn (Commentaar op het wetsvoorstel Archiefwet 2021 P.A.J. Jahn)
Plaats	Den Haag
Datum	21 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Een kleine opmerking en wel over de modernisering van de begrippen. In het wetsvoorstel wordt gesproken over het begrip “document”. Voor dit begrip is gekozen omdat het ook is opgenomen in de Wet Open Overheid (WOO). Daarmee is beoogd de aansluiting tussen de WOO en de Archiefwet te verbeteren. De beide wetten hebben hetzelfde toepassingsbereik.
Er is begrip voor de bovengenoemde keuze maar een andere keuze heeft volgens mij meer voor de hand gelegen, namelijk “digitale gegevensdrager”. Dit laatstgenoemde begrip dekt veel meer de lading. In het digitale tijdperk spreek je niet alleen over documenten, maar je hebt USB-sticks, CD-ROM, afdelingsschijven, netwerkschijven, diverse documentsoorten zoals brief, nota, e-mail enz. enz.. Dit zijn allemaal gegevensdragers. Digitale gegevensdrager is dus een veel breder begrip.

Vervolgens wil ik wijzen op de vier belangen waar in het wetsvoorstel over wordt gesproken, te weten: 1. Administratief belang. 2. Publieke verantwoording. 3. Rechten en plichten van overheden als burgers en bedrijven expliciet zijn beschreven. 4. Bestanddeel van het erfgoed van overheidsarchieven voor zover deze blijvend worden bewaard. Het is zeer positief dat aan deze vier punten extra aandacht is geschonken.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

In de Memorie van Toelichting is een heldere uitleg gegeven betreffende de "Goede geordende en toegankelijke staat". Bij het fysieke archief zijn deze begrippen heel goed bekent. Het is daarom wel heel belangrijk dat bij de verdere digitalisering er een bewustwording optreedt omtrent deze begrippen. Digitalisering is tenslotte ook kwetsbaar. De passage betreffende de toevoeging van de risicobenadering is prima geformuleerd.

Een ander punt is de overbrengingstermijn. In het wetsvoorstel wordt voorgesteld om de archieven na tien jaar over te brengen naar een archiefdienst in plaats van de huidige twintig jaar. Het argument dat wordt gegeven dat met name (blijvend te bewaren) de digitale documenten eerder duurzaam en openbaar worden voor het algemene publiek. Dit zijn valide argumenten maar ik heb toch mijn twijfels. Voor kleine organisaties hoeft de verkorting van de overbrengingstermijn geen problemen op te leveren. Echter voor grote organisaties, zoals ministeries, kan dit toch heel lastig zijn. Ministeries hebben ten slotte met een lange termijn beleid te maken en om die reden kunnen (sommige) archieven niet al na tien jaar worden overgedragen. Een ander aspect zijn de gerubriceerde documenten conform het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR). Een rubricering, bijvoorbeeld Staatsgeheim Geheim kan voor een lange tijd gelden. Dit soort documenten kunnen dan niet openbaar worden gemaakt.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

De artikelen Openbaarheid en openbaarheidsbeperking vind ik prima geformuleerd.Alle ministeries hebben te maken met veel geheime en zeer geheime documenten die voor jaren gelden en kunnen om die reden absoluut niet in de openbaarheid worden gebracht.

Gewijzigde inzageregime is prima.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Het toezicht is in dit wetsvoorstel uitgebreid met overgebrachte archieven. Het is een goede zaak dat hier ook toezicht op zal worden gehouden gezien mijn eerdere opmerking bij een goede, geordende en toegankelijke staat dat digitalisering ook kwetsbaar is. Overgebrachte archieven blijven altijd belang in verband met de historie, cultureel erfgoed, maar ook in verband met parlementaire onderzoeken. Daar wordt tenslotte vaak teruggegrepen op historische documenten.

De aanwijzing van een archivaris door overheden is een prima maatregel, gezien de expertise c.q. deskundigheid van deze functionaris. De diploma eis vervalt. Dit is best wel goed want papiertjes zeggen ook niet alles. Als men al een gedegen studie c.q. opleiding heeft gevolgd op het gebied van Informatiemanagement kan dat al voldoende zijn plus de kennis en ervaring uit de praktijk die iemand heeft, geeft eveneens voldoende waarborgen dat hij/zij de functie van archivaris op een goede wijze zal invullen.