Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente 's-Hertogenbosch (MA M.K.W.S. Klomp Klomp)
Plaats	's-Hertogenbosch
Datum	20 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Ad 1. Het is nodig dat een aantal begrippen wordt gemoderniseerd. Wij hebben opmerkingen ten aanzien van een begrip:
• Document: het begrip document moet de verouderde term (archief)bescheiden vervangen, maar dekt ons inziens niet volledig de lading. Bij de term document wordt niet direct gedacht aan zaken als websites, chatberichten, xml-berichten, databases etcetera die wel onder de werking van de Archiefwet vallen. Daarom willen wij voorstellen om naast of in plaats van het begrip document ook informatie-object te gebruiken. Dit wordt weliswaar behandeld in de Memorie van Toelichting, maar ons inziens is dit van dusdanig fundamenteel belang dat dit in de wettekst opgenomen moet worden.
Met deze term wordt aangesloten bij de Wet Open Overheid. Ook deze wet is nog in ontwikkeling en de wettekst is nog niet voor het grote publiek ter review beschikbaar gesteld. Welke gevolgen hebben ontwikkelingen ten aanzien van de WOO voor de Archiefwet en de ontwikkelingen van de Archiefwet ten aanzien van de WOO en op welke wijze gaat geborgd worden dat de begripsomschrijvingen in overeenstemming blijven?

Ad 2: De benoeming van de waarde van documenten in artikel 1.3 vinden wij een goede zaak die het belang van de Archiefwet onderstreept.

Overige opmerkingen ten aanzien van de wettekst:
Art. 2.8. Organisatorische wijzigingen.
Ten aanzien van art. 2.8.3 vinden wij de formulering “kan een voorziening inhouden” te vrijblijvend geformuleerd. Beter zou zijn om een voorziening verplicht te stellen.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Ad. 1:
• We vinden het een goede zaak om aan te geven dat overheden verplicht zijn om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Het uiteindelijke doel daarvan is beschikbaarstelling. We zouden graag zien dat dit als vierde begrip wordt toegevoegd.
• Wat is de motivatie om voor de artikelen 3.1 t/m 3.3 in artikel 3.5 aan te geven dat nadere regels volgen in een algemene maatregel van bestuur, terwijl dit in artikel 3.4 ten aanzien van tijdelijke invordering wel direct in de wettekst wordt opgenomen? Het lijkt ons voor de hand te liggen om dit voor het hele hoofdstuk gelijk te trekken.

Ad 2. Wij hebben er niets op tegen de overbrengingstermijn te verkorten. Wij willen wel twee kanttekeningen plaatsen: duurzaam informatiebeheer is niet voorhouden aan (decentrale) archiefdiensten en daarnaast bestaat het risico dat het beoogde effect van vroegere openbaarheid (deels) teniet gedaan kan worden door het vaker opleggen van openbaarheidsbeperkingen.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Uitwerking van de beperkingsgronden vormen een helderder kader voor het behandelen van inzageverzoeken. Het wetsvoorstel zoals dat er nu ligt hinkt op twee gedachtes: enerzijds wordt beoogd zoveel mogelijk aan te sluiten bij de Wet Open Overheid en anderzijds wordt aangesloten bij de Wob. Wij zien hier het risico dat de Archiefwet 202x op dit punt snel verouderd zal zijn.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

De uitbreiding van het archiefwettelijk toezicht naar de overgebrachte archieven en wettelijke verankering is in principe een goede zaak. In het wetsvoorstel zoals het nu voorligt leidt het echter tot keuring van eigen vlees. De archivaris is beheerder van de archiefbewaarplaats (5.2.-2) en moet ook als toezichthouder over die archiefbewaarplaats (9.3-1) nu expliciet gaan rapporteren, zie ook de toelichting (blz 12 bovenaan 1e bullet). Dit is een ongewenste situatie. Er zijn hiervoor verschillende oplossingsrichtingen te bedenken, waaronder het scheiden van de rollen van de archivaris-toezichthouder (vergelijkbaar met de FG) en de archivaris-beheerder of het onderbrengen van het toezicht op overgebrachte archieven bij het verticale toezicht.