Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente Tilburg (archiefinspecteur M.J.A.J. Jansen)
Plaats	Tilburg
Datum	23 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. Modernisering en begrippen
In principe beoogde het begrip 'archiefbewaarplaats' zowel de fysieke ruimte (depot) en de organisatie voor beheer en ter beschikkingstelling. De vraag is of het nieuwe begrip, 'archiefdienst' geen juridisch beletsel is voor de aanwijzing van een particuliere organisatie zoals een stichting die beide componenten levert, het (e-)depot, beheerorganisatie en ter beschikkingstelling? Of is het juridisch begrip 'archiefdienst' uitsluitend van toepassing op organisaties die rechtstreeks onder een decentrale overheid vallen? Wellicht voorkomt een toelichting hierop verwarring.

2. Waarde van documenten en publieke belangen
Begrijp de aansluiting bij de Woo, maar wellicht is verbreding van het begrip 'document' met begrippen als databestanden en gegevensbeheer beter de verschijningsvormen van informatiebeheer in zowel afzonderlijke data elementen als bouwstenen voor meerdere doeleinden dan alleen voor de creatie van documenten of op onderdelen daarvan? Dus 'ongeacht de vorm' in zowel drager (analoog/digitaal) als verschijningsvorm (document/enkelvoudige data en gegevensbestanden).

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Het onder goede geordende en toegankelijke staat lijkt mij geen wezenlijke verandering, anders dat dat hiertoe passende maatregelen moeten worden genomen. Maar dat lijkt mij al geregeld in het Archiefbesluit en getrapt in de Archiefregeling. Misschien hier dan ook verwijzen naar een te nemen AMvB, net zoals dat bij andere artikelen wel wordt gedaan?

Ten aanzien van de risicobenadering is het positieve aanvulling om de waarde van documenten te beoordelen in relatie tot het taakveld en aard van zaaktype/werkproces/dossier waar dit wel/niet betrekking op heeft, en in relatie tot de bedrijfsvoering, juridische gevolgen (voor organisatie en burger), en afbreukrisico ten opzichte van economische en imagoschade.

2. Overbrengingstermijn
Betwijfel of de vervroegde overbrenging van 20 naar 10 jaar tot een betere toegankelijkheid leidt in het stadium waarin dit al vereist moet zijn, namelijk aan de voorkant van het proces. Binnen de huidige politieke (vierjaarlijkse verkiezingen) en managementcultuur van de waan van de dag, scoringsdrift en deadlines is 10 jaar nog steeds een ‘eeuwigheid’. Warm of koud zal men daar niet van worden.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1 en 2 sluiten op elkaar aan
In de huidige Archiefwet kan al vervroegd worden overgebracht en wordt ook al gedaan en voorziet niet in beperkende bepalingen binnen dossier of documentenniveau zoals in aansluiting van de WOB. Dan lopen er twee openbaarheidsregimes gelijktijdig naast elkaar. Bovendien zijn de meeste digitale systemen nog helemaal niet ingericht op een dergelijk niveau van registratie en metadatering. Dit vraagt om een werkbare overgangsbepaling zoals bij is overbrenging van toepassing is (zonder terugwerkende kracht).

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1. Toezicht op overgebracht archief
In principe is de noodzaak voor toezicht op overgebrachte documenten voor het duurzaam toegankelijk beheer van analoge beheer net zo van belang als voor digitale documenten en bestanden. Maar, zoals in de toelichting wordt geformuleerd, diezelfde decentrale (gemeente)archivaris op basis van veronderstelde voldoende professionele deskundigheid toezicht overbodig was, wordt die professionele deskundigheid voor digitaal archief kennelijk niet meer verondersteld. Daarnaast wordt die professionele deskundigheid weer wel voldoende geacht voor het toezicht op niet overgebracht digitaal archief. Dan hebben we het nog niet over de ‘slager die zijn eigen vlees keurt’. Wat nog merkwaardiger is omdat daar dan kennelijk weer wel voldoende professionele deskundigheid voor nodig is.

Dat neemt niet weg dat het opnemen van normen in een herzien Archiefregeling toe te juichen is, maar wie gaat dat dan professioneel en deskundig toetsen en beoordelen in relatie tot bovenstaande?


2. Archivarissen.
Ook hier het verplicht aanwijzen van een archivaris positief. Maar door het laten vervallen van een diploma betekent het in de praktijk niet meer dan het verplicht aanwijzen van een beheerder die zich dan voor de vorm archivaris mag noemen. Daarbij wordt in artikel 5.3, vierde lid wel benadrukt dat een archivaris wordt aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten. Op welke (vage?) criteria worden die professionele kwaliteiten dan bepaald/getoetst? En is een diploma dan niet juist een vorm van bewijs voor deze kwaliteiten?

Wellicht kan binnen de huidige opleiding gedacht worden aan een professioneel certificaten met een geldigheidsduur van bijvoorbeeld 2 jaar, op basis van bewezen bijscholing. Naar voorbeeld van de advocatuur die daar hun bevoegdheid mee kunnen verliezen?

Bijlage