Archiefwet 2021

Reactie

Naam	provincie Overijssel (M Naarding)
Plaats	Zwolle
Datum	22 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

De definitie van documenten: “geheel van vastgelegde gegevens dat door een overheidsorgaan is opgemaakt of ontvangen, dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat overheidsorgaan en is bestemd om onder dat orgaan te berusten” kan duidelijker. Het zou zo geïnterpreteerd kunnen worden dat teveel de nadruk wordt gelegd op bewaring van het geheel van geo-data terwijl maar een deel daarvan valt binnen de verantwoordelijkheid van de organisatie. Dit kan worden voorkomen door de volgende formulering te gebruiken: “geheel van vastgelegde gegevens passend bij de taak van de verantwoordelijke organisatie” of “geheel van vastgelegde gegevens dat valt binnen de verantwoordelijkheid van de organisatie”.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

• Ik heb grote zorgen over de technische uitvoerbaarheid om datasets en bijbehorende software duurzaam beschikbaar te houden.
• Standaarden voor geo-bestanden (ISO 19115 en ISO10119) zijn niet of nauwelijks in verband te brengen met standaarden voor archivering. Dit is een onderwerp om in het uitvoeringsbesluit aandacht te geven.
• De kosten die moeten worden gemaakt om geo-data overeenkomstig de archiefwet te beheren zijn zo hoog dat de sancties op niet naleving hier tegen wegvallen. De sancties op het niet naleven van de archiefwetgeving zouden zwaarder moeten zijn om naleving af te dwingen.