Archiefwet 2021

Reactie

Naam	RDW (J.P. van Zuijlekom)
Plaats	Zoetermeer
Datum	23 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

• Vraag 1:
a) De definitie van ‘depot’ in de MvT (p24) wijkt af van die in de Archiefwet. De uitwerking in de MvT sluit wel weer aan bij de definitie in de Archiefwet.
b) Waarom is het begrip ‘depot’ beperkt tot blijvend te bewaren informatie? Overheidsorganisaties hebben ook allerlei informatie die op termijn vernietigd moet worden. Worden er geen eisen gesteld aan plekken waar deze informatie is opgeslagen en is het dan niet handig daar ook een term voor te hebben?
c) In de MvT staat dat de Archiefwet ook gaat over informatie die nodig is voor bedrijfsvoering en organisatie (p.47). Dit blijkt niet uit de hoofdtekst van de Archiefwet. In de definitie van ‘document’ en art. 1.3a lijkt dat soort informatie juist uitgesloten te zijn. Is het mogelijk om de zinsnede “documenten die gerelateerd zijn aan aangelegenheden die voor de uitoefening van die publieke taak randvoorwaardelijk zijn” ook te gebruiken in de hoofdtekst van de Archiefwet?
d) In de MvT wordt bij het gedeelte over het belang van archivering ook het administratieve belang van informatie voor de eigen bedrijfsvoering en de dienstverlening genoemd (p30). In het bijbehorende artikel in de Archiefwet (1.3) staat dit niet.
e) Zijn ‘publieke taak’ en ‘wettelijke taak’ synoniemen?
f) In de MvT staat dat conversie ook onder vervanging gaat vallen. Dat was voorheen niet zo. Wat is de reden voor deze wijziging en wat zijn de consequenties?
g) Bij de definitie van document staat "schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens". Wat is een 'geheel van vastgelegde gegevens'? Vallen bijv. ook data in een (basis)registratie/register hieronder?
h) Is ‘Archiefwet’ nog wel een goede naam? 'Wet duurzaam toegankelijke overheidsinformatie' lijkt inmiddels logischer. Zie ook de eerste zin van 4.2 in de MvT.
i) Hoe is de aansluiting op de WOO in de breedte van het nieuwe concept gerealiseerd?

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Vraag 2.1: Dit is heel mooi! Hierdoor kan je pragmatisch met de eisen omgaan en alleen maatregelen nemen die in verhouding staan tot wat het oplevert
Vraag 2.2: Vooral voor digitale informatie heel verstandig. In het huidige voorstel hoeft een organisatie oudere informatie niet halsoverkop eerder over te brengen, dus dat is mooi (zie art. 10.1)

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

• Vraag 3.1: Volgende opmerkingen:
a) Het beperken van de openbaarheid van documenten is reeds al geregeld in de Archiefwet 1995. Er zijn 3 gronden waarop de openbaarheid beperkt kan worden. Bij aansluiting op de WOB is gekozen om alle weigeringsgronden van artikel 10 van de Wob over te nemen en volledig uit te schrijven in de nieuwe wetgeving, niet gekozen voor een verwijzing naar de Wob. Is rekening gehouden met de vervanging van Wob door Woo?
b) Waarom is artikel 11 van de Wob niet meegenomen: Persoonlijke beleidsopvattingen binnen intern beraad in documenten mogen in beginsel geweigerd worden onder de Wob, maar worden dus niet meegenomen als beperking van de openbaarheid in het wetsvoorstel?
c) Toevoeging van de termijnen 20 en 110 jaar naast de termijn van 75 jaar. Voor de overige beperkingen van openbaarheid is de termijn op 20 jaren gezet. In het geval dat er op zulke informatie een beperking gesteld moet worden is instemming van de minister van OCW of GS (opslag ergens anders dan nationaal archief) nodig. Hoe vaak moet je dan in de praktijk langs de minister?
Vraag 3.2: In het wetsvoorstel staat dat indien de openbaarheid van archiefbescheiden is beperkt bij het overbrengen het slechts ingezien kan worden onder voorwaarden. Het lijkt dat de voorwaarden persoonsafhankelijk kunnen zijn. Dit is erg onduidelijk. De verhouding is niet duidelijk omschreven. Bij een gedeeltelijke openbaarmaking is het belangrijk te controleren of er niet een hele andere interpretatie ontstaat.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Vraag 4.1: geen mening
Vraag 4.2: In de vraag staat dat alle overheden een archivaris aan moeten wijzen, maar uit de Archiefwet en de MvT blijkt dat deze wijziging alleen van toepassing is op decentrale overheden. Klopt het dat centrale overheden gewoon onder de rijksarchivaris blijven vallen en zelf geen ‘extra’ archivaris hoeven aan te wijzen?