Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente Rotterdam (J.A. Schuurman Hess, namens)
Plaats	Rotterdam
Datum	20 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

1. Het gebruik van de term Archiefdienst kan leiden tot bevestiging van een wijdverbreide opvatting dat archivering pas begint nádat het is overgedragen aan de archiefdienst. In plaats van bij creatie of ontvangst van proces gebonden informatie. Dit kan worden ondervangen door toevoeging van het begrip informatie- en archiefbeheer.
Bij de term beheerder wordt nu alleen de archivaris genoemd, terwijl die tot nu toe alleen de beheerder is van de archiefbewaarplaats. Het gebruik van en de uitleg bij deze term suggereert dat de archivaris vanaf inwerkingtreding van de nieuwe wet verantwoordelijk is voor het beheer van alle informatie, overgebracht of niet. Daarmee wordt de businessverantwoordelijkheid overboord gezet.
Beheer(s)regels. We hebben het hier over (informatie)beheer en niet over beheersing. Dus de term beheerregels is beter op zijn plaats.
De wijziging van de term archiefbescheid naar document dekt de lading niet in alle digitale gevallen en lijkt inmiddels achterhaald: de term informatieobject wordt in vele vakgebieden gebruikt.
De definitie van vervanging ontbreekt.
2. Heel goed dat de publieke belangen duidelijk zijn omschreven.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

1. Waarom niet de term ‘duurzame toegankelijkheid’ consistent gebruiken? Dit benadrukt het tijdsaspect van die toegankelijkheid. Passende maatregelen passen prima bij de risicobenadering zoals al voorgesteld in de Baseline Informatiehuishouding. Dit maakt een gedifferentieerde aanpak mogelijk en dat is een goede zaak. Echter de wet geeft weinig tot geen richting over welke risico-klassen hierbij zouden moeten worden gehanteerd. De invulling daarvan volledig overlaten aan de decentrale overheden kan leiden tot een enorme variatie en kan de eventuele overdracht van één overheidsorgaan, naar een ander overheidsorgaan ernstig bemoeilijken. Het is zinvol om dit in handreikingen, zoals van de VNG op te nemen.
2. Een termijn van 10 jaar is prima! Hierbij wordt echter voorbijgegaan aan de koppeling van een eventuele procestermijn aan de bewaartermijn. Bijv. dat bepaalde informatie pas kan worden overgebracht x jaar ná het verstrijken van een bepaalde procestermijn, zoals de looptijd van een vergunning. Bovendien geldt dit niet voor de overgrote meerderheid van informatie, die op termijn vernietigbaar is. De burger maakt geen onderscheid in te bewaren en te vernietigen informatie als het gaat om transparantie van de overheid.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

1 Goed dat de voorwaarden geharmoniseerd zijn met de Wob. Wel vragen wij ons af waarom alle uitzonderingsgronden met uitzondering van de grond intern beraad uit de Wob zijn overgenomen. Daaraan wordt geen aandacht besteed in de Memorie van Toelichting. Terwijl de grond uit artikel 11 Wob toch een van de meest gebruikte weigeringsgronden is.
De verkorting van de overbrengingstermijn zal leiden tot meer beperkingen aan de openbaarheidsstelling dan nu het geval is. Wij verwachten dat dit de nodige uitvoeringsgevolgen met zich mee zal brengen. Bij overbrenging na 10 jaar zal het verantwoordelijke overheidsorgaan vaker willen overgaan tot beperkte openbaarmaking. Dit moet via de procedure van voornemen aan de archiefdienst, die op haar beurt het voornemen moet toetsen. Al met al meer werk voor beide partijen. Bovendien zal het nu vaker voorkomen dat de burger op grond van onduidelijke criteria (vernietigbaar of te bewaren) bij het ene (archiefdienst) of het andere loket (archiefvormer) moet aankloppen. Dit is pas op te heffen wanneer de openbaarheidsregimes gelijk getrokken worden, ongeacht te bewaren of te vernietigen.
2 Het gewijzigde inzageregime past beter bij deze tijd. Het gevolg van individualisering van inzagemogelijkheden is dat de druk op archiefdiensten qua mensen en middelen toeneemt.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

1 Het is goed dat er toezicht wordt gehouden op de overgebrachte archieven.
Deze uitbreiding is echter binnen de huidige constellatie geen goede zaak. De archivaris gaat nu - nog meer dan reeds het geval is - eigen vlees keuren. Iets dat indruist tegen het elementaire bedrijfskundige principe van tegengesteld belang in relatie tot functiescheiding.
In de toelichting wordt expliciet gerefereerd naar de AVG en wel specifiek naar de functie van de FG in relatie tot de AVG. Waar deze vergelijking echter mank gaat is dat binnen het kader van de AVG, de FG de toezichthouder is, en de CPO de uitvoeringsverantwoordelijke. Kortom duidelijke functiescheiding. Maar helaas wordt in de toelichting van de nieuwe Archiefwet de FG vergeleken met de archivaris in relatie tot het toezicht, daarbij voorbijgaand aan de andere verantwoordelijkheid van de archivaris die de FG niet heeft.
De verplichting tot het benoemen van de archivaris is op zich prima en benadrukt het belang van de functie. Het laten vervallen van de opleidingsverplichting is op zich ook prima, omdat in de praktijk van de oude wet – bij het ontbreken van een archivaris – de gemeentesecretaris veelal ook niet aan de opleidingsverplichting voldeed. Wat hier echt ontbreekt is het volgende:
-In aanvulling op het benoemen van de archivaris, zou de wet ook iets kunnen zeggen over de relatieve positionering van de archivaris / de toezichthouder, bijv. door het stellen van een rechtstreekse rapportagelijn naar het college, en wel ongewijzigd en ongehinderd;
-In plaats van de opleidingsverplichting zou een openbaar register van archivarissen kunnen worden opgezet, analoog aan de NBA voor accountants, of NOREA voor IT Auditors. Opname in dit register zou dan gepaard kunnen gaan met een toets van bekwaamheid en competenties en een verplichting tot permanente educatie om ervoor te zorgen dat de archivarissen met hun tijd blijven meegaan.

Bijlage