Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Gemeente Horst aan de Maas (B. Hornstra)
Plaats	Horst
Datum	21 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Ad 1.
Mbt ‘document’: Dat er aangesloten wordt bij begrippen uit aanpalende wetgeving (in dit geval WOO) is op zich goed. Echter is de keuze voor het woord ‘document’ juist verwarrend, omdat dit begrip in het dagelijks taalgebruik veelal een beperktere uitleg kent dan hier bedoeld wordt. Het doel (eenvoudiger te begrijpen) wordt hiermee waarschijnlijk niet gehaald.

Mbt ‘depot’: hiermee wordt de fysieke plek bedoeld waar documenten bewaard worden. Zoals het nu beschreven staat, is er daarmee geen verschil meer in aanduiding tussen een fysieke plek voor het bewaren van overgebracht materiaal (voorheen ‘archiefbewaarplaats’) en niet-overgebracht materiaal (voorheen ‘archiefruimte’). Aangezien er wel nog verschil in beheerorganisatie is tussen overgebracht en niet-overgebracht materiaal (resp. archiefdienst en verantwoordelijk overheidsorgaan), kan dit tot begripsverwarring leiden. Wellicht wordt hier voorgesorteerd op het idee dat overgebracht en niet-overgebracht materiaal binnen één fysieke omgeving beheerd worden. In dat geval is het de vraag of het wenselijk is om 2 beheerorganisaties voor 1 omgeving te hebben.

Algemeen: Artikel 1.1 Begripsbepalingen bevat vrijwel geen echte begripsbepalingen. Er zijn vooral verwijzingen naar andere wetgeving of de Archiefwet zelf. Dat maakt het niet duidelijker. Daarnaast wordt bv in de beschrijving van de term ‘archiefdienst’ gebruik gemaakt van datzelfde woord archiefdienst. Daarmee leg je niets uit.

Ad 2.
Dit is een waardevolle toevoeging.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Ad 1.
Wij staan achter een risicobenadering. Zover we kunnen overzien is de wet verder wel karig met aanknopingspunten wat onder ‘passend’ verstaan wordt.

Ad 2.
Volgens ons is dit niet de aangewezen maatregel om het gewenste doel te bereiken en zal er een aanzienlijk risico ontstaan dat het informatiebeheer hierdoor inefficiënter en ineffectiever wordt.

Overbrenging heeft twee doelen: materiaal duurzaam beheren en beschikbaar stellen (1) en de openbaarheidsstatus van materiaal regelen (2).

Mbt (1): Het duurzaam beheren zou niet alleen gericht moeten zijn op te bewaren materiaal (met wellicht de hoop op een - niet te garanderen - olievlek-effect
naar niet te bewaren materiaal). Als onderbouwing voor de maatregel wordt het belang van digitale duurzaamheid genoemd, hiermee implicerend dat digitaal materiaal extra kwetsbaar is en gespecialiseerd beheer vergt. De wet schrijft voor op welke manier dit gedaan moet worden voor een klein deel van de informatie: te bewaren materiaal (namelijk onder beheer van een aparte organisatie brengen). Voor alle andere materiaal moeten verantwoordelijke overheidsorganen zelf maatregelen treffen. Hierdoor ligt het dubbel uitvoeren van functionaliteiten, kennis en kunde op de loer. Dit is inefficiënt.
Wat ons betreft zou het beter zijn om de wet meer te richten op het ‘wat’ (wat wordt er precies verstaan onder goede, geordende en toegankelijke staat, passende maatregelen en duurzaam beheer) en minder op het ‘hoe’ (overbrengen naar een aparte beheerorganisatie). Dit zou ook meer ruimte bieden aan nieuwe ontwikkelingen, zoals archiveren bij de bron.

Mbt (2): Zoals de wetgeving nu vormgegeven wordt, worden algemene regels rondom openbaarheid gesplitst in twee wetten: WOO en AW. Daarnaast zijn er eisen vanuit bv. de AVG met betrekking tot openbaarheid en persoonsgegevens. Bij de nu voorgestelde eerdere openbaarmaking, spelen er vaak nog allerlei belangen die openbaarmaking in de weg staan. Overbrenging wordt daarmee een ingewikkelder traject en de vraag is of het niet juist averechts gaat werken en er voor meer informatie openbaarheidsbeperkingen komen.
We betwijfelen of deze maatregel de uitvoering van de wet eenvoudiger maakt. Overweeg om de openbaarheidsstatus los te maken van ‘overbrenging’ en de algemene regels mbt openbaarheid geheel in 1 wet onder te brengen, nl de WOO.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Ad 1.
Het is niet handig dat er nog verwezen wordt naar wetgeving die vrijwel gelijktijdig met de AW vervangen zal worden. Zoals eerder aangegeven willen wij ter overweging geven om openbaarheidsregels geheel binnen 1 wet te regelen (nl. de WOO) in plaats van deels in de AW. Zelfs met harmonisering kunnen er nog steeds interpretatieverschillen ontstaan.

Ad 2.
Deze wijziging is wat ons betreft symptoombestrijding van een dieper liggend probleem met hoe we openbaarheid regelen in de wetgeving (zie ook onze eerdere opmerkingen hierover).

Door hoe de AW nu opgebouwd is, krijg je problemen die weer met nieuwe maatregelen tegengegaan moeten worden: er moet vroeger overgebracht worden, waardoor informatie ook openbaar moet worden, maar op zo’n korte termijn botst dat met andere belangen, dus moet de openbaarheid beperkt worden, maar dat willen we ook niet, dus moeten er mogelijkheden voor beperkte openbaarheid komen. Dat resulteert weer in meer bureaucratie.
Al die afwegingen moeten namelijk gemaakt en vastgelegd worden, waarbij er natuurlijk ook weer interpretatieverschillen ontstaan. Het wordt niet duidelijker, effectiever of efficiënter.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Ad 1.
Versterking van het toezicht is wat ons betreft erg belangrijk. Op basis van deze nieuwe wet doet zich echter de situatie voor waarin de toezichthouder (de archivaris) dezelfde persoon is als de beheerder van de (verplichte) archiefdienst (de archivaris). De slager keurt zijn eigen vlees.

We vragen ons af of de term ‘archivaris’ meerwaarde heeft hierin. Het zou duidelijker zijn als de wet zou verplichten om functionarissen te benoemen in rollen: de (onafhankelijk) toezichthouder en de beheerder van de archiefdienst.

Verder missen we handhaving in de wet. Het feit dat niet voldoen aan de wet vaak geen direct voelbare gevolgen heeft, is een belangrijke factor waardoor informatiebeheer vaak minder prioriteit heeft binnen organisaties.

Ad 2.
Zoals hiervoor beschreven, stellen wij vraagtekens bij de term ‘archivaris’ zoals gebruikt in deze wet. Wij zouden het liever zien dat er gesproken wordt over specifieke rollen, die elk hun eigen kennis en competenties vergen.

Het spreekt vanzelf dat iemand die een bepaalde rol binnen de overheid vervult, over de juiste kennis en competenties beschikt om die rol te vervullen. Een diploma Archivistiek kan een onderdeel hiervan zijn, maar de benodigde competenties en kennis kunnen ook op andere manieren verkregen worden. Waarbij wij ook willen aanmerken dat het eenmalig behalen van een diploma tegenwoordig niet meer voldoende is, maar dat kennis en competenties tijdens de loopbaan bijgehouden en verder ontwikkeld moeten worden.

We vragen ons wel af welke gevolgen deze wijziging zal hebben voor de opleidingen, met name op wetenschappelijk vlak. Zal dit ertoe leiden dat archiefwetenschappen verder beperkt worden en daarmee ook de kennisontwikkeling en innovatie op dit vlak? Wellicht kan dit vakgebied via andere kanalen dan de AW gestimuleerd worden.