Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam	Drs. I. Reijnders
Plaats	Roosendaal
Datum	4 januari 2024

Vraag1

Wilt u reageren op het voorstel voor deze nieuwe Archiefregeling? Dan kunt u hier uw reactie geven. U kunt dat doen door een bericht achter te laten of door een bericht te uploaden. Hieronder staan hulpvragen die u misschien kunnen helpen bij het geven van een reactie per onderwerp.

Ik mis twee belangrijke nieuwe mogelijkheden in de digitale wereld.
1. Fulltext zoeken. De digitale wereld biedt een extra (zoek) mogelijkheid die de papieren wereld niet kent, namelijk het fulltext kunnen zoeken in de oorspronkelijke digitale documenten.
2. Zoekmachine. Wanneer die digitale documenten geïndexeerd worden door een zoekmachine (a la Google), kunnen grote hoeveelheden oorspronkelijke documenten supersnel fulltext worden doorzocht.
Bovenstaande begrippen lijken technisch, maar zijn ook functioneel erg belangrijke nieuwe mogelijkheden voor de burger, welke m.i. niet mogen ontbreken in een nieuwe archiefwet.

Vraag2

Modernisering en begrippen
In deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?

Ik mis twee belangrijke begrippen die belangrijk zijn in de digitale wereld.
1. Fulltext zoeken. De digitale wereld biedt een extra (zoek) mogelijkheid die de papieren wereld niet kent, namelijk het fulltext kunnen zoeken in de oorspronkelijke digitale documenten.
2. Zoekmachine. Wanneer die digitale documenten geïndexeerd worden door een zoekmachine (a la Google), kunnen grote hoeveelheden oorspronkelijke documenten supersnel fulltext worden doorzocht.

Vraag4

Duurzame toegankelijkheid algemeen
In deze regeling worden zes algemene eisen aan documenten gesteld.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In deze regeling worden vier aanvullende eisen geformuleerd die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. Daarnaast zijn er twee eisen die gesteld worden aan over te brengen documenten. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In de regeling wordt van unieke identificatiekenmerken verwacht dat ze permanent zijn. D.w.z. voor alle documenten voor de eeuwigheid permanent. Dat lijkt me een onrealistische eis. Wellicht mogelijk wanneer een papieren document in z'n geheel een uniek kenmerk krijgt, maar niet voor alle mogelijke 'documenten' in de digitale wereld: scans van losse pagina's, (relationele) database records of zelfs losse velden, webpagina-onderdelen, transcriptieteksten, onderdelen van beeld/geluid/animaties, etc. Unieke identificatiekenmerken zijn in de IT heel gebruikelijk, maar het is niet realistisch om permanentie bij grote hoeveelheden te garanderen voor de eeuwigheid. De beheersprocessen daarvoor zijn m.i. te arbeidsintensief en complex (vele verschillende, gekoppelde, snel veranderende IT-systemen).

Vraag5

Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)
In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

1. In de regeling ontbreekt de mogelijkheid om een database fulltext te doorzoeken. Deze mogelijkheid geeft de burger veel meer informatie dan alleen metadata.
2. Permanentie van unieke identificatiekenmerken is bij snel veranderende technische oplossingen onmogelijk te garanderen. Wellicht wel mogelijk voor 1 uniek permanent identificatiekenmerk voor de hele database, maar niet voor de afzonderlijke records en/of (relationele) velden.