Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam J.J. Hindriks
Plaats Groningen
Datum 31 januari 2024

Vraag1

Wilt u reageren op het voorstel voor deze nieuwe Archiefregeling? Dan kunt u hier uw reactie geven. U kunt dat doen door een bericht achter te laten of door een bericht te uploaden. Hieronder staan hulpvragen die u misschien kunnen helpen bij het geven van een reactie per onderwerp.
Kijk nog even goed naar de diverse verwijzingen. Voorbeeld:
In de Archiefregeling staat in de toelichting bij artikel 3.1: “De wijze van vernietiging dient te voldoen aan de eisen uit artikel 5.3 van de wet, artikel 4.3 van het besluit en artikelen 5.1 en 5.2 van deze regeling.”
o Artikel 4.3 van het besluit moet volgens mij zijn artikel 4.1
o Artikelen 5.1 en 5.2 van deze regeling moet volgens mij zijn: artikelen 4.1 en 4.2

Vraag6

Vervanging & migratie
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vervanging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
In deze regeling zijn eisen uitgewerkt waaraan het migratieplan en de migratieverklaring moeten voldoen. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
Het is niet meer nodig een Vervangingsbesluit te nemen. Ook hoeft een Vervangingsverklaring na het vervangen niet meer. Uit de toelichting bij het nieuwe besluit: "In het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2012 stonden voor vervanging administratieve procedures centraal. (...) Voor de vervanging van papier bestaan inmiddels algemeen geaccepteerde werkwijzen om de kwaliteit van digitale reproducties te waarborgen. Het opstellen van besluiten en verklaringen heeft bij dit soort routinematige processen weinig toegevoegde waarde."
Voor vernietiging blijft nog wel een verklaring vereist: nieuwe Archiefbesluit artikel 4.1, lid 2: "Het verantwoordelijke overheidsorgaan maakt van de vernietiging van documenten een verklaring op."

Vervangingsbesluit en -verklaring zijn dus niet meer nodig, wel worden er eisen gesteld aan een procesbeschrijving vervanging, zie nieuwe Archiefbesluit, artikel 2.3 tweede lid, én nieuwe Archiefregeling artikel 3.1.
In dit artikel 3.1 staat onder onderdeel i: "Een procesbeschrijving voor vervanging als bedoeld in artikel 2.3, tweede lid, van het besluit bevat in ieder geval een beschrijving:
(…)
i. van de wijze waarop de vervangen documenten worden vernietigd;
(…)"
De toelichting die hierbij hoort staat (los van de foutieve verwijzingen, zie mijn reactie bij vraag 1): "Na vervanging worden de originele documenten in beginsel vernietigd. Onderdeel i bepaalt dat de in de procesbeschrijving de wijze wordt beschreven waarop vernietiging van de documenten plaatsvindt. De wijze van vernietiging dient te voldoen aan de eisen uit artikel 5.3 van de wet, artikel 4.3 «volgens mij dus 4.1> van het besluit en artikelen 5.1 en 5.2 «volgens mij dus 4.1 en 4.2> van deze regeling."
Deze toelichting bij de nieuwe Archiefregeling geeft dus aan dat als je vernietigd ná scannen er toch een Vernietigingsverklaring moet komen (dit komt overeen met de vervallen Vervangingsverklaring). Dat is in strijd met:
- de toelichting bij het nieuwe Archiefbesluit dat ik eerder heb geciteerd. "Het opstellen van besluiten en verklaringen heeft bij dit soort routinematige processen weinig toegevoegde waarde."
- de toelichting bij het nieuwe Archiefbesluit waarin wordt ingegaan op de Vernietigingsverklaring: "Bij vernietiging vormt de verklaring daarmee het sluitstuk van selectie en is de verklaring een belangrijk bewijsstuk dat informatie niet meer beschikbaar is."
Bij vervanging is dit niet het geval, dan is de informatie nog beschikbaar.