Archiefregeling 20XX
Reactie
| Naam | Regionaal Archief Zuid-Utrecht (W.A. Bakker) |
|---|---|
| Plaats | Wijk bij Duurstede |
| Datum | 2 februari 2024 |
Vraag2
Modernisering en begrippenIn deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?
We zien bezwaren in de afbakening van het plusdepot als fysiek depot, om vervolgens geen begrippen / definities te geven voor digitale depots.
Vraag3
Normen en standaardenIn deze regeling wordt verwezen naar bestaande normen en standaarden. Het gaat om normen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, metadata, (verpakkings)materialen en gebouwen voor fysieke documenten.
Wat vindt u van het verwijzen naar bestaande normen en standaarden? Wat vindt u van de specifieke normen en standaarden waarnaar nu verwezen wordt?
Zijn er nog normen en standaarden die u mist? Welke normen mogen volgens u niet ontbreken?
ISO 16175-1/2:2020 mist hier zeker.
Wel maken we ons zorgen over de toegankelijkheid van de normen. De normen staan vaak achter een 'betaalmuur' en zijn daarmee zowel voor kleine organisaties als inwoners en enthousiastelingen niet na te slaan. Het zou goed zijn als het Rijk afspraken maakt met normerende partijen om die normen die via wet- en regelgeving worden verplicht ook open beschikbaar te stellen.
Vraag4
Duurzame toegankelijkheid algemeenIn deze regeling worden zes algemene eisen aan documenten gesteld.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?
In deze regeling worden vier aanvullende eisen geformuleerd die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. Daarnaast zijn er twee eisen die gesteld worden aan over te brengen documenten. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?
Artikelen 2.1 en 2.2 zijn goed bedoeld maar wellicht niet passend in deze regeling en in deze vorm. Hoewel het RAZU voor opslag in Nederland is, zal dit artikel over de opslag en verwerking binnen de Europese Unie geen extra zoden aan de dijk zetten. Vanuit risicobeheersing op basis van de (U)AVG zijn overheden al min-of-meer verplicht om bijna alle documenten binnen de EU-grenzen te houden. Het grootste euvel hierbij is meer het zaken doen met niet EU-organisaties, zoals de grote Amerikaanse techgiganten, waarbij sturing en controle op verwerking binnen de EU lastig is. Dit artikel gaat enkel over de geografische locatie van opslag en verwerking, maar niet over de partij waarmee zaken wordt gedaan. Het artikel is daarmee niet compleet dekkend. Het is de vraag of het wenselijk is of dit artikel voor álle documenten gaat gelden. Het RAZU is voorstanden om overgebracht archief altijd op Nederlands grondgebied bij een Nederlandse partij onder te brengen. Een dergelijke afbakening zou logischer zijn voor een Archiefregeling.
Vraag5
Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?
Ja, we kunnen uit de voeten, maar zijn nog steeds ongelukkig met de term 'document'. Het is te veel verbonden met de analoge wereld en zal leiden tot veel onnodige discussies met leveranciers. We zien graag dat alle wet- en regelgeving gaat spreken over informatieobjecten.
Vraag10
MeldplichtIn deze regeling staat dat er een proces van melden moet worden gemaakt. Er worden eisen gesteld waar dat proces aan moet voldoen.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?
Het is goed om een meldplicht in te richten. Wel is deze meldplicht op basis van de huidige bewoordingen te veel verbonden aan de hoofdinspecteur, welke op basis van de Archiefwet enkel over het Rijk gaat. We zijn er sterk voorstander van om dit uit te breiden naar alle overheidslagen, dus ook decentraal.