Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam	Anoniem
Plaats	Vlijmen
Datum	8 februari 2024

Vraag1

Wilt u reageren op het voorstel voor deze nieuwe Archiefregeling? Dan kunt u hier uw reactie geven. U kunt dat doen door een bericht achter te laten of door een bericht te uploaden. Hieronder staan hulpvragen die u misschien kunnen helpen bij het geven van een reactie per onderwerp.

Art 2.3 en 2.4:Alle versies ZTC en ordeningsstructuur bewaren, het lijkt in praktijk niet uitvoerbaar, omdat de ordeningsstructuur en ZTC zeer regelmatig worden gewijzigd. Ook kan een wijziging in enkele gevallen slecht een tekstuele verbetering zijn (bv spelfout corrigeren). Is het mogelijk er een periodieke opslagverplichting van te maken?

Art 2.12: Metadata openbaarheid, er is meer toelichting nodig hoe je dit in praktijk in de verschillende digitale systemen kan toepassen. En blijft dit werkbaar in combinatie met de gemma standaarden?

Er lijkt informatie te ontbreken over het vernietigen van andere gegevens dan documenten, zoals metagegevens, persoonsgegevens.

Er lijken eisen te ontbreken voor documenten die langer dan zoveel jaar bewaard moeten worden (>10 jaar?). Met name de documenten met een termijn van 110 jaar zouden onder de eisen van permanente bewaring moeten vallen

Er lijkt de mogelijkheid te ontbreken tot een doorlopende machtiging van vernietiging en eisen die hier aangesteld zouden moeten worden

Focus op documenten is verwarrend, want er is nog meer dan dat, bv metagegevens. Het begrip document blijft verwarring oproepen.

Vraag2

Modernisering en begrippen
In deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?

Het is lastig dat er nieuwe begrippen gekozen worden terwijl er in enkele gevallen bestaande/herkenbare begrippen al voor bestaan. Het verschil tussen depot en plusdepot is niet geheel duidelijk. Het begrip Bit perfect exemplaar is erg ingewikkeld om te begrijpen.

Vraag3

Normen en standaarden
In deze regeling wordt verwezen naar bestaande normen en standaarden. Het gaat om normen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, metadata, (verpakkings)materialen en gebouwen voor fysieke documenten.
Wat vindt u van het verwijzen naar bestaande normen en standaarden? Wat vindt u van de specifieke normen en standaarden waarnaar nu verwezen wordt?
Zijn er nog normen en standaarden die u mist? Welke normen mogen volgens u niet ontbreken?

Er lijkt een link te ontbreken met de ICT normen, bv Gemma catalogus

Vraag5

Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)
In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

het informatiebeheer op zaakniveau wordt ingewikkelder vanwege het begrip document in de archiefwet. En er lijkt daar over een stuk te ontbreken in de archiefregeling voor verdere uitwerking van vernietiging

Vraag6

Vervanging & migratie
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vervanging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
In deze regeling zijn eisen uitgewerkt waaraan het migratieplan en de migratieverklaring moeten voldoen. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?

Er lijkt niet veel verschil met de situatie nu, wat er in een handboek vervanging staat kan worden gebruikt voor de procesbeschrijving vervanging

Vraag7

Vernietiging
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vernietiging en de verklaring van vernietiging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Zijn er ook eisen aan de vernietigingslijst? Die lijken ook nodig