Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam	Anoniem
Plaats	Den Haag
Datum	7 februari 2024

Vraag1

Wilt u reageren op het voorstel voor deze nieuwe Archiefregeling? Dan kunt u hier uw reactie geven. U kunt dat doen door een bericht achter te laten of door een bericht te uploaden. Hieronder staan hulpvragen die u misschien kunnen helpen bij het geven van een reactie per onderwerp.

Ja, zie de antwoorden op de hulpvragen

Vraag2

Modernisering en begrippen
In deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?

De begrippen zijn duidelijk, maar met de toelichting. Het oogt nu wel wat onoverzichtelijk doordat de regels zo dicht op elkaar staan en de begrippen niet met een hoofdletter beginnen.

Vraag3

Normen en standaarden
In deze regeling wordt verwezen naar bestaande normen en standaarden. Het gaat om normen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, metadata, (verpakkings)materialen en gebouwen voor fysieke documenten.
Wat vindt u van het verwijzen naar bestaande normen en standaarden? Wat vindt u van de specifieke normen en standaarden waarnaar nu verwezen wordt?
Zijn er nog normen en standaarden die u mist? Welke normen mogen volgens u niet ontbreken?

Het verwijzen is duidelijk, maar we vragen ons wel af wat er gebeurt als in de toekomst een norm vervalt/vervangen wordt. Is dan automatisch de nieuwe norm van toepassing?

Vraag4

Duurzame toegankelijkheid algemeen
In deze regeling worden zes algemene eisen aan documenten gesteld.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In deze regeling worden vier aanvullende eisen geformuleerd die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. Daarnaast zijn er twee eisen die gesteld worden aan over te brengen documenten. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Met betrekking tot art 2.5 vragen wij ons af wat een redelijke termijn is. We begrijpen de redenering in de toelichting dat er van af is gezien een vaste termijn te noemen, maar hoe voorkomt je dat er grote verschillen gaan ontstaan tussen overheidsorganen in wat ‘redelijk’ is.

artikel 2.6 lid k: Artikel 2 noemt de metadata die voor elk document moet worden vastgelegd. Is het inderdaad de bedoeling dat een bewaartermijn nu ook op documentniveau wordt vastgelegd, of mag dit ook op een hoger aggregatieniveau? Het is nu meestal indirect geregeld doordat documenten zaakgewijs worden bewaard en de bewaartermijn op zaakniveau wordt toegekend. Blijft dit zo of is de eis nu dat dit ook op documentniveau moet worden vastgelegd?

Aanvullende eisen voor langdurig bewaren: We vragen ons af of het altijd mogelijk zal zijn om bij ontvangst of creatie van een document al vast te stellen of dit langdurig te bewaren zal zijn? Is het werkbaar om überhaupt onderscheid te maken?

Vraag5

Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)
In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Dit onderwerp is te nieuw en er is te weinig concrete ervaring mee om aan te geven in hoeverre de AR toe te passen is. Wij verwachten dat aanvullende informatie, bv in de vorm van een handreiking, nodig zal zijn.

Vraag6

Vervanging & migratie
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vervanging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
In deze regeling zijn eisen uitgewerkt waaraan het migratieplan en de migratieverklaring moeten voldoen. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?

Wij vinden de eisen m.b.t. vervanging duidelijk
Wij vinden de eisen m.b.t. migratie iets vager, maar de intentie is wel duidelijk.

Vraag7

Vernietiging
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vernietiging en de verklaring van vernietiging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Deze eisen vinden we duidelijk