Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam	DOWR-I Werkorganisatie (MH Jansen)
Plaats	Deventer
Datum	7 februari 2024

Vraag1

Wilt u reageren op het voorstel voor deze nieuwe Archiefregeling? Dan kunt u hier uw reactie geven. U kunt dat doen door een bericht achter te laten of door een bericht te uploaden. Hieronder staan hulpvragen die u misschien kunnen helpen bij het geven van een reactie per onderwerp.

nvt

Vraag2

Modernisering en begrippen
In deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?

Begrippen; Depot/plusdepot
In de definitie van het begrip zou ik “depot” omschrijven als “Fysieke ruimte waar blijvend te bewaren documenten in fysieke of digitale vorm ... ”. En gerelateerd daar aan “plusdepot” als “Fysieke ruimte waar documenten worden bewaard die zijn overgebracht of waarvoor ontheffing is verleend ... ”.
Het definiëren als ‘depots’ kan wel verwarrend zijn aangezien het begrip e-depot al tijden ingeburgerd is als het systeem van de archiefdienst. Wat dan nu niet meer zou passen aangezien een depot sowieso een fysieke ruimte is.
Uit de toelichting op deze begrippen is het niet goed af te leiden of het nou de bedoeling is dat de (computer)ruimtes waarin de servers zijn geplaatst van het e-beheersysteem waarmee de digitale documenten permanent door Archiefdienst of (met toestemming van archivaris) door archiefvormer zelf worden bewaard onder het begrip depot of plusdepot moeten worden geschaard. In dat geval moeten ook depots en plusdepots bij leveranciers of andere externe organisaties aan die eisen voldoen. Is dat de bedoeling van de betreffende begrippen en nadere vereisen daaraan?

Het niveau van document versus aggregatieniveau
In de toelichting op artikel 2.6 (metadata) wordt geschreven over “te bepalen op welk niveau welke metadata voor een document” moeten worden vastgelegd. En ‘’het bestandsformaat van documenten op documentniveau moet als metadata worden vastgelegd”. En “Een identificatiekenmerk wordt in ieder geval vastgelegd op het niveau van document”. In dit kader wordt gesproken over het ‘aggregatieniveau’: “Metadata zijn gegevens over gegevens. Deze kunnen binnen een systeem op het niveau van individuele documenten worden vastgelegd, maar ook op een hoger aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakniveau of procesniveau)”.
Er kunnen verschillende niveaus van aggregatie zijn, bijvoorbeeld zaak, dossier, serie, deelarchief
Informatieobjecten (zoals gehanteerd in het MDTO over metagegevens) staan in hiërarchisch verband tot elkaar. Bestand, document, dossier, serie, archief. Deze aggregatieniveaus worden onderkend en hebben (eigen) metadata. Door te spreken over documentniveaus lijkt het er op dat een archief (bijvoorbeeld een projectarchief) conform de definitie in de nieuwe archiefwetgeving moet worden gedefinieerd als ‘document’ met het niveau ‘archief’. Dit is zeer verwarrend omdat een archief bestaat uit vele documenten (in de zin van informatieobject op het aggregatieniveau document.

Vraag3

Normen en standaarden
In deze regeling wordt verwezen naar bestaande normen en standaarden. Het gaat om normen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, metadata, (verpakkings)materialen en gebouwen voor fysieke documenten.
Wat vindt u van het verwijzen naar bestaande normen en standaarden? Wat vindt u van de specifieke normen en standaarden waarnaar nu verwezen wordt?
Zijn er nog normen en standaarden die u mist? Welke normen mogen volgens u niet ontbreken?

nvt

Vraag4

Duurzame toegankelijkheid algemeen
In deze regeling worden zes algemene eisen aan documenten gesteld.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In deze regeling worden vier aanvullende eisen geformuleerd die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. Daarnaast zijn er twee eisen die gesteld worden aan over te brengen documenten. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Zowel het begrip ‘bewaartermijn’ als ‘duurzame toegankelijkheid’ worden niet gedefinieerd. Dat leidt wat mij betreft tot onduidelijkheid in de volgende passage (toelichting AR op migratie): “Bij het opstellen van het migratieplan zijn twee aspecten van belang in het licht van de belangen uit de wet: duurzame toegankelijkheid en het naleven van de voorgeschreven bewaartermijnen uit het selectiebesluit”. “Duurzame toegankelijkheid betekent dat documenten gedurende de bewaartermijn vindbaar, raadpleegbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn, kunnen worden begrepen in hun context en tegen ongecontroleerde veranderingen en achteruitgang zijn beschermd”
Hier worden deze begrippen aan elkaar gekoppeld waarbij het er op zou kunnen lijken alsof duurzame toegankelijkheid alleen betrekking heeft op informatie die vernietigbaar is omdat er een bewaartermijn aan hangt. Dit duidt wat mij betreft op een termijn waarna de betreffende documenten vernietigd moeten worden. Bij termijn is er immers een startdatum en een einddatum. Ingeval van permanent te bewaren informatie is dat niet het geval. Er hangt dan geen bewaartermijn aan waarna vernietiging moet plaatsvinden, er is in selectiebesluiten bepaald dat er sprake is van permanente bewaring waarop een verplichting tot overbrenging rust.
Wellicht is het zinvol om beide begrippen ook op te nemen in de begrippen.

Vraag5

Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)
In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In het kader van de enorme discussies over de categorieën documenten die weliswaar moeten worden benoemd in selectiebesluiten, maar zonder een zware procedure mogen worden vernietigd speelt ook de status van ‘concepten’ of ‘conceptversies’; documenten waarvan er nog geen vastgestelde versie is maar die zich nog ‘onder de ambtenaar’ bevinden als ‘concept’ (zonder status namens de archiefvormende organisatie). Het Nationaal Archief zou daarvoor een onderzoek opstarten. Is daar al meer duidelijkheid over? En hebben we het in dat kader ook niet gewoon over de honderden ‘(concept)versies’ die er tijdens bewerking en samenwerking in de ambtelijke organisatie ontstaan en bewaard blijven. Waarbij het bewaren van (concept)versies waarin typefouten en vreemde zinsconstructies worden verbeterd en aangepast wat mij betreft zinloos zijn om als ‘document’ in de zin van de Archiefwetgeving te zien. Dergelijke versie zouden met een druk op de knop verwijderd moeten kunnen worden. Waarbij ik in onze organisatie altijd heb gepleit voor het onderscheid maken in minor versies (te verwijderen) en major versies (te archiveren gedurende het proces).

Vraag6

Vervanging & migratie
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vervanging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
In deze regeling zijn eisen uitgewerkt waaraan het migratieplan en de migratieverklaring moeten voldoen. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?

nvt

Vraag7

Vernietiging
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vernietiging en de verklaring van vernietiging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

nvt

Vraag8

Bewaaromstandigheden en gebouwen
In deze regeling staan eisen voor de gebouwen waar documenten worden bewaard. Ook staan er eisen in over bewaaromstandigheden voor blijvend te bewaren papieren documenten. Er staan verschillende regels in voor depots (archiefruimtes) en voor plusdepots (archiefbewaarplaatsen). Wat vindt u hiervan? Wat vindt u van het verschil tussen de eisen die gelden voor overgebrachte en niet-overgebrachte documenten?

In het geval van de bewaaromstandigheden wordt voorgesteld om met een bandbreedte voor temperatuur en relatieve luchtvochtigheid te gaan werken. Wat vindt u hiervan?

nvt

Vraag9

Materialen en verpakkingsmaterialen
In deze regeling staan eisen voor materialen (papier, inkt, toners) en verpakkingsmaterialen.

In deze regeling is een vervangingsverplichting opgenomen voor documenten die niet verouderingsbestendig zijn maar wel blijvend moeten worden bewaard. Deze documenten moeten worden omgezet in een duurzaam digitaal bestandsformaat en opgeslagen te worden in een duurzaam digitaal systeem. Wat vindt u hiervan?

Voor papier blijft het gebruik van een norm bestaan, maar mag er nu ook andere soorten papier worden gebruikt. Wat vindt u hiervan?
Voor inkten, toners en schrijfmaterialen staat er nu een open norm in de regeling. Wat vindt u hiervan?

nvt

Vraag10

Meldplicht
In deze regeling staat dat er een proces van melden moet worden gemaakt. Er worden eisen gesteld waar dat proces aan moet voldoen.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

nvt

Vraag11

Overige opmerkingen
Zijn er onderdelen waar u blij of juist tevreden mee bent?

Begrippen en termen ter aanduiding van hardware en software.
In de teksten van Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling wordt de hardware en software of meerdere wijzen benoemd.
Gedefinieerd als begrip zijn:
- Besturingsprogrammatuur; programmatuur voor ...
- Toepassingsprogrammatuur; programmatuur voor ...
Daarnaast komen in de regelingen echter ook voor: Systeem, Applicatie, Hardware, Digitale dozen, (e) depot, Bestandssysteem, Database, Mid-office applicaties, Zaaksysteem, (vaste) server, (externe) registratie, Programmatuur
Wellicht is hier nog enige versimpeling en verduidelijking in aan te brengen?