Archiefregeling 20XX

Reactie

Naam	Anoniem
Plaats	Den Haag
Datum	10 januari 2024

Vraag2

Modernisering en begrippen
In deze regeling staan nieuwe begrippen, zoals depot, plusdepot, bitreeks, bitpreservering, bit-perfect exemplaar en vindplaats.
Wat vindt u van deze begrippen? Zijn er nog begrippen die niet mogen ontbreken? Bijvoorbeeld in het kader van het beheren van gegevens?
Zijn er begrippen die hier onterecht zijn opgenomen?

Ik mis de 'oude' termen zoals selectiebesluit.
Ik mis de definitie van 'bit', vergeet niet dat het vakgebied nog altijd in transitie is naar digitaal en dat digitaal archiveren voor velen nog een blackbox is.
De definitie van digitale documenten is echt overbodig in deze vorm. De definitie moet ruimer, zeker om de data in databases te borgen binnen die definitie.

Vraag3

Normen en standaarden
In deze regeling wordt verwezen naar bestaande normen en standaarden. Het gaat om normen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, metadata, (verpakkings)materialen en gebouwen voor fysieke documenten.
Wat vindt u van het verwijzen naar bestaande normen en standaarden? Wat vindt u van de specifieke normen en standaarden waarnaar nu verwezen wordt?
Zijn er nog normen en standaarden die u mist? Welke normen mogen volgens u niet ontbreken?

Ik vind dat normen vrij toegankelijk moeten zijn. NEN normen zijn dat niet. Dat is in strijd met de principes van de Transparante Overheid.

Vraag4

Duurzame toegankelijkheid algemeen
In deze regeling worden zes algemene eisen aan documenten gesteld.
Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

In deze regeling worden vier aanvullende eisen geformuleerd die van toepassing zijn op digitale documenten die langer dan tien jaar te bewaren zijn. Daarnaast zijn er twee eisen die gesteld worden aan over te brengen documenten. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Ik mis eisen die informatie en metadata in SAAS applicaties borgen. In 2.5. gaat het over export van een bestand. Hier zou het ook moeten gaan over een export van een dataset.

Vraag5

Duurzame toegankelijkheid & beheer van data(bases)
In het wetsvoorstel Archiefwet 20XX staat wat een document is. Een document is een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens. Dit betekent dat data en databases ook onder de Archiefwet vallen.
In hoeverre kunt u de eisen uit de Archiefregeling toepassen bij het beheer van data en databases? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Zie antwoord vraag 4
Verder wordt er veel gesproken over documenten, dit past niet zo goed in de gedachtengang over data en databases.

Vraag6

Vervanging & migratie
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vervanging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?
In deze regeling zijn eisen uitgewerkt waaraan het migratieplan en de migratieverklaring moeten voldoen. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken? Of zijn er eisen ten onrechte opgenomen?

Procesbeschrijving vervanging = handboek vervanging?

3.1. b is wel heel vaag en zal in de uitvoer tot grote verschillen tussen de interpretaties van organisaties leiden.

De eisen rondom het migratieplan/verklaring ontbreken: reden waarom migratie en van welke applicatie naar welke applicatie.

Vraag7

Vernietiging
In deze regeling staan eisen over de procesbeschrijving van vernietiging en de verklaring van vernietiging. Wat vindt u van deze eisen? Zijn er eisen die u hierbij mist? Welke eisen mogen volgens u niet ontbreken?

Wederom op documentniveau (niet handig als je ook datasets wil omvatten) en daarbij sluit het andere aggregatieniveaus uit, zoals op dossierniveau (wat veel nuttiger is).

4.2 b en c zijn resp. voor analoog en digitaal.

ontbreekt een toelichting op de wijze van.