Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Rijkswaterstaat (Corporate Dienst, DIM) (J.J. Klein)
Plaats	Utrecht
Datum	23 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Reactie Rijkswaterstaat

1. Rijkswaterstaat (RWS) betwist of het begrip ‘document’ wel de juiste keuze is. Dat het begrip aansluit op de WOB/Woo is bekend. Maar buiten het informatieveld is de betekenis van ‘document’ een ‘gedrukt of geschreven bewijsstuk’ en zal men niet snel denken aan websites, databases, video’s, e-mails etc. Het probleem met het oude begrip ‘archiefbescheiden’ was dat het immer uitleg en toelichting behoefde. Nu overheidsorganisaties in toenemende mate gebruik maken van én zich bij beslissingen baseren op data, datasets en algoritmen biedt het begrip ‘document’ weinig houvast. Het begrip ‘overheidsinformatie’ geniet onze voorkeur. Het doet meer recht aan de totale inhoud die met het begrip wordt geduid en afgedekt. Een totale inhoud waarin naar verhouding data, e-mails enz. het aantal traditionele documenten inmiddels vele malen overstijgt. Dit sluit ook aan bij Wet hergebruik van overheidsinformatie. De worsteling met het begrip ‘document’ blijkt overigens ook uit het feit dat op de eerste pagina van de Memorie van Toelichting (MvT) twee keer het woord ‘documenten’ voorkomt en maar liefst 13 keer het begrip (overheids-)informatie. Als gekozen wordt voor ‘document’ als centraal begrip valt verder op dat dit begrip niet consequent wordt doorgevoerd, art. 8.4 spreekt per abuis nog steeds van ‘bescheiden’.

2. De publieke belangen die het archiveren van overheidsinformatie dient zijn juist, bondig en herkenbaar beschreven. Als aanvulling hierop vraagt RWS om meer aandacht voor het belang van overheidsinformatie als bedrijfsmiddel en dienovereenkomstig het belang voor de ‘BV Nederland’. De grote hoeveelheden informatie over infrastructurele objecten, rij- en vaarwegen en arealen in beheer bij RWS is verkregen door specialistische metingen en onderzoeken en uitgevoerd door externe partijen in opdracht van RWS. Deze informatie vertegenwoordigt daardoor voor meerdere partijen (rijkoverheid en lagere overheid, onderzoeksinstituten als TNO, Deltares enz.) een enorme intrinsieke èn economische waarde.

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Reactie Rijkswaterstaat

1. Het is onduidelijk hoe hier een risicobenadering mee wordt geïntroduceerd. In de MvT is dit eveneens niet voldoende toegelicht. Letterlijk staat daar dat ‘dit biedt ruimte voor een risicobenadering’. Dat is iets anders. Wat nieuw is t.o.v. de Archiefwet 1995 is de toevoeging van de zinssnede dat overheidsorganen passende maatregelen treffen (art. 3.1) maar de Archiefwet zegt zelf niets over een risicobenadering, terwijl uit de MvT blijkt dat dit juist een wezenlijke wijziging is. De term ‘passende maatregelen’ komt zo in het luchtledige te hangen. Op zich is de introductie van een risicobenadering een goede ontwikkeling, maar maak deze meer expliciet en definieer de reikwijdte beter. Hoe verhoudt bijvoorbeeld de vernietigingsplicht zich tot de risicobenadering? Daarnaast zal de vraag rijzen hoe de risicobenadering zich verhoudt tot de (verplichte) kwaliteitssystemen. Is de gedachte dat er verschillende normen gaan gelden voor verschillende soorten informatie?

2. Dat is op zich een logische redenering en ook één van de redenen achter de wetswijziging. In de praktijk van RWS roept het echter ook vragen op. RWS beheert veel infrastructurele objecten (bruggen, wegen, sluizen, etc.) met een zeer lange levensduur (80-120 jaar)en heeft deze informatie real-time nodig in de bedrijfsprocessen. Het is daarom goed dat de mogelijkheid tot opschorting van de overbrenging opgenomen is in de Archiefwet. Opschorting zou uitgaande van het conceptvoorstel slechts mogelijk zijn voor een periode van 10 jaar met éénmalig een verlenging. Dat is, gelet op de uitvoeringpraktijk van RWS geen verbetering t.o.v. de huidige situatie. De motivatie achter deze bepaling wordt niet in de MvT toegelicht. Daarnaast is het beleggen op ministerieel niveau een te zwaar middel en bemoeilijkt de mogelijkheid tot opschorting.

In de situatie van RWS biedt art. 4.5 (ontheffing) en de ontwikkeling van een eigen e-depot mogelijk uitkomst, maar de voorwaarden waaronder dit mogelijk is zijn nog onvoldoende uitgewerkt.

Een vraag die met het bovenstaande samenhangt: In het digitale tijdperk is niet altijd even duidelijk wat het enige originele archiefwaardige document is. Wordt bij overbrenging nog steeds uitgegaan van één origineel archiefwaardig document of mag het verantwoordelijk overheidsorgaan ook kopieën overbrengen of zelf nog kopieën van reeds overgebrachte documenten in bezit hebben? Dit wordt niet toegelicht in de MvT.

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Reactie Rijkswaterstaat

1. Dit is een goede ontwikkeling. RWS raadt aan om hierbij vast voor te sorteren op de gronden van de Woo, in zoverre deze afwijken van de WOB-gronden.
2. Dit is een goede ontwikkeling. Geen verdere opmerkingen.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Reactie Rijkswaterstaat

1. Op Rijksniveau is dit een zinvolle uitbreiding. Bij decentrale overheden resulteert dit erin dat beheer en toezicht in één hand komen, wanneer dit door de gemeentearchivaris wordt uitgevoerd. Het is van belang dit spanningsveld te onderkennen zodat bijvoorbeeld collegiale review ingericht kan worden of dat door het college/bestuur de opdracht tot toezicht op overgebracht archief elders belegd kan worden.

Wanneer er door een zorgdrager gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid die art. 4.5 biedt (ontheffing overbrenging) omdat informatie zich in een eigen duurzame voorziening bevindt (e-depot) is het de vraag hoe het toezicht op rijksniveau wordt vormgegeven en hoe zich dit verhoudt tot de (verwachte) certificering van dergelijke voorzieningen.

2. Deze ontwikkeling vormt een uitdaging voor het archiefonderwijs en de kennisborging en –toepassing van het vak, maar RWS plaatst hier geen verdere opmerkingen bij.

Bijlage