Archiefwet 2021

Reactie

Naam	Stadsarchief Rotterdam (MA T.H. Vermeer)
Plaats	Rotterdam
Datum	7 januari 2020

Vraag1

1. Modernisering en begrippen
Met dit wetsvoorstel wordt een aantal centrale begrippen gemoderniseerd en bij de tijd gebracht, zoals met de nieuwe begrippen archiefdienst en depot (was archiefbewaarplaats en archiefruimte) en document (was archiefbescheiden). Wat vindt u hiervan? Zijn er nog andere begrippen waar u in dit verband aan denkt of die u mist?

2. Waarde van documenten en publieke belangen
In het wetsvoorstel zijn (onder ‘waarde van documenten’) de publieke belangen benoemd die richtinggevend zijn voor archiefbeheer door overheden: de uitvoering van publieke taken en de verantwoording, de rechtsvinding, onderzoek en het cultureel erfgoed. Kunt u zich hierin vinden?

Art. 1.1. begrip Archiefdienst
In de Memorie van Toelichting is de achterliggende reden voor wijziging van het begrip ‘archiefbewaarplaats’ naar ‘archiefruimte’ onvoldoende uitgewerkt en laat het teveel ruimte open voor interpretatie. Is hiermee bijvoorbeeld bedoeld, dat de situatie van het Rijk op de lagere overheden van toepassing is verklaard? In de huidige situatie was de gemeente zowel zorgdrager als beheerder, terwijl bij het Rijk dit verschillende departementen waren. Wat betekent het begrip ‘Archiefdienst’ in deze context voor het archiefbeheer bij lagere overheden in relatie tot zorgdragerschap?

Art. 1.1. begrip document
M.i. sluit de definitie onvoldoende aan bij de realiteit van het gegevenslandschap? Denk aan gegevenselementen, die geen geheel vormen omdat ze onderdeel zijn van meerdere virtuele informatieobjecten. Kunt u daarom niet beter kiezen voor: ‘overheidsinformatie’? Of: ‘documenten en gegevens’.

Waarde van documenten/publieke belangen, Art. 1.3.
Naar mijn mening is 'voor onderzoek' onvoldoende gepreciseerd ten opzichte van de andere genoemde waarden. Hoe verhouden deze zich tot elkaar?

Vraag2

1. Goede, geordende en toegankelijke staat en risicobenadering
Onder goede, geordende en toegankelijke staat is in dit wetsvoorstel toegevoegd, dat overheden hiertoe passende maatregelen nemen. Dit geldt ook bij vernietiging. Hiermee wordt een zgn. risicobenadering geïntroduceerd. Wat vindt u van deze benadering?
2. Overbrengingstermijn
Het wetsvoorstel bepaalt dat archieven na tien in plaats van na twintig jaar dienen te worden overgebracht naar een archiefdienst. Dit moet ertoe leiden dat met name (blijvend te bewaren) digitale documenten eerder duurzaam worden beheerd en openbaar worden voor het algemene publiek. Wat vindt u van deze maatregel?

Risicobenadering (art. 3.1)
Deze benadering komt sympathiek over ten aanzien van het duurzaam digitaal Informatiebeheer by design, maar sluit onvoldoende aan bij de daar gebruikte methodieken.

Overbrengingstermijn
Art. 4.3. Overbrenging
U noemt terecht de verkorting van de overbrengingstermijn een van de grootste wijzigingen van de Archiefwet. Naar mijn mening normeert u onvoldoende, dat snellere overbrenging m.i. mogelijk kan leiden tot minder openbaarheid. Welke maatregelen stelt u, zodat dit niet leidt tot minder openbaarheid?

Vraag3

1. Openbaarheid en openbaarheidsbeperking
Na overbrenging naar het archief zijn documenten in principe openbaar, maar overheden kunnen hieraan tijdelijke beperkingen stellen. De beperkingsgronden in de Archiefwet zijn in dit wetsvoorstel meer uitgewerkt en geharmoniseerd met de gronden, zoals opgenomen in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Wat vindt u van deze uitwerking en de aansluiting met de gronden in de Wob?

2. Inzagemogelijkheid
Wanneer documenten beperkt openbaar zijn, kunnen archiefdiensten op individuele basis inzage geven, afhankelijk van de aard van het verzoek en vaak onder voorwaarden. Als inzage in gehele dossiers en documenten niet mogelijk is, biedt dit wetsvoorstel een basis om informatie te verstrekken in andere vorm (bijvoorbeeld door delen van dossier en documenten af te schermen). Wat vindt u van dit gewijzigde inzageregime voor beperkt openbaar archief?

Art. 6.2 Terecht conformeert u zich aan de beperkingsgronden van de Wob en verdisconteert u de artikelen 9, 10 en 87 AVG (tot en met 110 jaar voor bepaalde beperkingsgronden, waarvan akte). Dit is winst ten opzichte van de Archiefwet 1995. Hoewel ze in de Memorie van Toelicht wel worden genoemd, mis ik in de wetstekst een verwijzing naar de artikelen 44 en 45 van de Uitvoeringswet AVG. Ik mis daarin het belang van de positie van de zogeheten categorale instellingen. U zou hen en het wetenschappelijk onderzoek wat daar verricht wordt een dienst bewijzen als ook zij zich konden beroepen op art. 45 van de (U)AVG. Is dit mogelijk via de modernisering van de Archiefwet? M.i. kan dit door hen ‘een archiefdienst’ te laten worden in de nieuwe Archiefwet. Zie verder mijn commentaar op art 1.1.

Ten onrechte is de mogelijkheid van dispensatie van een openbaarheidsbeperking niet uit art. 15 derde lid AW 1995 overgenomen. Dit moet plaatsvinden na afwegingen van belangen (verzoeker in relatie tot openbaarheidsbeperking). Dat vind ik een grote omissie in de nieuwe wet.
2. Inzagemogelijkheid
De inzagemogelijkheid staat in geen enkele verhouding tot de mogelijkheid van dispensatie uit art. 15 derde lid AW 1995.

Vraag4

1. Toezicht op overgebracht archief
Dit wetsvoorstel breidt het archiefwettelijk toezicht uit naar de overgebrachte archieven, waar het toezicht onder de Archiefwet 1995 was beperkt tot (het beheer van) de niet-overgebrachte archieven. Wat vindt u van deze uitbreiding van het toezicht en de hiervoor gegeven argumenten (onder meer digitalisering en e-depotontwikkeling)?

2. Archivarissen
De aanwijzing door overheden van een archivaris is volgens dit wetsvoorstel voortaan verplicht. Het wettelijk voorgeschreven diploma daarentegen vervalt . Wat vindt u van beide maatregelen?

Artt. 9.1-9.3. Toezicht en handhaving
De decentrale overheden oefenen onder de gemoderniseerde Archiefwet ook toezicht uit op de overgebrachte archieven. Het onderscheid tussen zorg en beheer is vervallen. Zou dit, omwille van objectiviteit, geen gevolgen moeten hebben voor de organisatie van het toezicht?

Archivarissen
U kiest ervoor om de diploma-eis voor archivarissen te laten vervallen. U benoemt, dat een diploma tot archivaris slechts ten dele bijdraagt aan de positionering van de archivaris binnen de organisatie. Dit is slechts in bepaalde situaties waar. In andere organisaties heeft hij juist een rol, vanwege zijn specifieke vakkennis. Een archivaris moet verstand hebben van ICT-componenten, maar ís geen ICT’er. Hij draagt specifieke vakkennis over metadatering en context bij. Dit is winst ten opzichte van ICT en informatiewetenschap. Dit is heel wat anders dan de door u, zonder argumentatie, geponeerde stelling: “ook is te verwachten dat met het verruimen van de opleidingsmogelijkheden en het schrappen van de diploma-eis het potentieel aan kandidaten voor de overheidsfunctie van archivaris toeneemt.” Waarop baseert u dit?
U beschrijft dat voor gespecialiseerde functies in de sector specifieke kennis en opleiding nodig blijft. U beschrijft tevens, dat de huidige opleidingen hierin een betekenisvolle zullen spelen. Hoe borgt u dit (in de gemoderniseerde Archiefwet)?
Ten laatste: hoe verhoudt zich ten diepste de verplichting tot het benoemen van een archivaris voor provincies, gemeenten en waterschappen zich tot het laten vervallen van de diploma-eis? Is dit niet een conflict binnen het wetsvoorstel?

Bijlage